大型会议的有效组织与有效管理--标准化流程（fuda2050整理版）

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明明白白一条路万万千千不肯修 http://blog.sina.com.cn/fuda2050

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0、调研、请教专家-请教同事听取民意-借鉴同行

一、调研、请教专家-请教同事-借鉴同行后，拟定方案报领导审批

1.工作进度安排与日程安排、场地安排（场地车辆住宿音响）、人员安排（组委会与专职小组、文字-拟发通知-起草讲稿、会务-布置会场调试设备、宣传-财务-保卫）-（最基本）

2、财务预算、后勤支持、媒体联络-----（保障进行和扩大影响）

3、档案管理计划、应急计划（安全保障、意外事件、特殊人物）--(易忽视)

二、方案的执行、协调、监督、调整、记录

1、根据预案，拟发通知-起草讲稿-布置会场调试设备并培训工作人员、会务报到与接待（吃住行-资料发放）。

2、协调、监督、调整、记录。

三、善后与总结：财务结算-整理物品-表彰先进-新闻稿件、反思立案存档

大型活动的有效组织与有效管理--标准化流程（fuda2050整理版）

公安、消防、环卫审批；入场票证的管理、查验措施。

秘书组、提案组、宣传组、会务组、后勤组

大会秘书处下设秘书组、组织组、宣传组、保卫信访组、后勤组、议案组六个组

1对1人员组、综合信息组、礼仪组、现场接待组、住宿组、餐饮组、交通组、礼品组、票务组和校内参观组。

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1、拟定会议主题和议程安排、场地车辆住宿安排

2、拟发会议通知、起草会议文件

3、会议报到、发放资料、特殊客人接待

4、结算整理表彰、立案存档

大型会议的有效组织与有效管理--标准化流程（fuda2050整理版）

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大型会议的有效组织与有效管理--标准化流程（fuda2050原创版）

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完善的会议组织工作应注意

　　所谓会议，亦称聚会，是指将人们组织起来，在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。会前准备阶段，要进行的会议组织准备工作大体上有如下四项。如何作好会议组织工作，下面将有所讲述。

　　（1）拟定会议主题。会议的主题，即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定。

　　（2）拟发会议通知。它应包括以下六项：一是标题，它重点交待会议名称。二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。三是会期，应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清楚。五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件。六是会议要求，它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。

　　（3）起草会议文件。会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料，最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。要安排好与会者的招待工作。对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。要布置好会场。不应使其过大，显得空旷无人；也不可使之过小，弄得拥挤不堪。对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备，事先要认真调试。需用的文具、饮料，亦应预备齐全。要安排好座次。


　　（4）排列主席台上的座次，我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先摆放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席的座次，目前主要有两种方法。一是按指定区域统一就座。二是自由就座。在会议进行阶段，会议的组织准备者要做的主要工作，大体上可分为三项。进行例行服务工作。在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者，还须进行重点照顾。此外，必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。在会场之内，则应当对与会者应有求必应，闻过即改，尽可能地满足其一切正当要求。精心编写会议简报，举行会期较长的大中型会议，依例应编写会议简报。认真做好会议记录。凡重要会议，不论是全体大会，还是分组讨论，都要进行必要的会议记录。会议记录，是由专人负责记录会议内容的一种书面材料。会议名称、时间、地点、人员、主持者、记录在内。

　　在会议结束阶段，一般的组织准备工作主要有以下三项。（1）形成可供传达的会议文件。（2）处理有关会议的文件材料。（3）为与会者的返程提供方便。一般而言，与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议纪律，主要有以下四项内容。1、规范着装；2、严守时间；3、维护秩序；4、专心听讲。

会议组织注意事项

　　会议组织工作是会议召开的重要环节，很多小细节都体现在会议组织上边，因此在做会议组织工作时应注意的事项有以下几点：

　　（1）开会之前要深入考虑召开会议的目的，准备好会议上报告、提问、调查或讨论的纲目。

　　（2）要根据会议内容、性质与需要物选定参加会议的人员名单。参加会议人数的多少，应根据会议内容和会议预期效果、场地条件而定。为深入探讨一些问题而开的会议，人数可少些。调查情况、纪念及宣传性的会议，人数可多些。

　　（3）为使会议开得有成效，根据会议内容，会前应考虑一些人重点发言，并在发言上做一些重点分工。

　　（4）尽可能了解与会人员情况，在会议休会期间，组织一些联谊活动，增进了解，加深感情。会议结束后，应继续与会议人员保持一定的联系，以备需要时，可以进行合作。

　　（5）根据会议的安排，确定会议的地址，安排好主会场和分组讨论的地点。住宿会议还应安排好房间，落实食宿各项问题。

　　（6）根据会议的时间安排，发出会议通知，会议通知应及早，内容要明确、具体，如报到日期、地点、会议期限、日程、会议议题，需带的票证和物品等。

　　（7）会议开始后，及时掌握会议的动态，对会议的进展情况进行搜集整理，还要注意安排好会议期间的记录人员。

　　（8）会议结束之前，联系好会议人员返回的车票、机票，力争将食宿费等尽早结算清楚。

　　（9）会议结束后，要对会议的各类文件材料做好善后工作，需发简报或文件的应从速拟发。各类记录、发言稿、原始材料等，应立案存档。

　　（8）注意合理安排会议日程，适当安排一些娱乐体育活动，以减轻与会者疲劳，活跃会议气氛。

会议组织策划方案

会议组织工作在会议流程中至关重要，会议组织的好坏直接影响着会议能否顺利进行。因此，会议前的策划方案很重要，因此要作好充分的准备。
一、会前准备

1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？

2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？

3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组.限定每个项目的商议时间。

4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。

5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。

6、根据要讨论的问题限定与会人员。

7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。

二、会议期间控制

1、叙述会议的目的。

2、核对并记录与会者。

3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。

4、给每一个人表述自己意见的机会。

5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。

6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。

7、坚持预定的时间，不要拖延。

8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。

9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。
10、确定下次会议的议题和时间。

三、会后工作

1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。

2、根据会议，对执行进行监督和检查。

会前工作：

1、与会议主办者洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、与会议主办者确认会议接待方案。

5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）

会中工作：

9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。

10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。

11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。

18、协调会议期间的交通工具的安排。

19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

会后工作：

20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

22、与会议主办者的费用结算工作。

会议组织者的责任

　　任何公司、协会或其他非营利组织一旦决定召开会议了，它们就必然指定内部工作人员或外部专业会议组织者具体实施会议的策划和组织工作。任何会议组织者在这时都必须明确自己的责任，那就是参加计划和组织会议的各项具体活动。《1995年亚太会议市场报告》显示了会议组织者的主要责任：选择会议地点，选择会议饭店和其他设施，安排会议日程，制定会议预算 /支出，决定工作场所外 / 会奖活动，确定会议目标。

　　在这些主要责任中，最重要的就是负责选择会议活动的地点、饭店或设施及制定预算。在会议组织者选择会议地点时，成本是肯定要考虑的要素，到目的地的交通便利程度、饭店和其他设施情况等也十分重要。当然，价格并不是惟一重要的，也不是衡量会议目的地是否恰当的惟一尺度。

　　正因为要考虑总成本，所以到达目的地的便利交通、会议代表距离目的地的距离、所需要的旅行时间、交通费用等，都是目的地选择的考虑要素。这样，邻近国家和地区往往是首先考虑的目标。多数亚洲国家之所以成为受欢迎的目的地，是缘于其相邻的国家或地区，例如，中国大陆是香港第一位的会议目的地，马来西亚是新加坡的会议目的地，而新西兰又是澳大利亚的会议目的地。在会议目的地( 城市 ) 的选择要素中，还有一个重要的因素是接待会议的饭店和设施。所以会议组织者在作最后决定之前通常要四处考察。

　　制定会议预算也是会议组织者的重要责任之一。会议预算一般由会议组织者的财力和实力、会议的规模和档次、活动的内容、离目的地的远近、设施和服务的规模等因素来决定。具体制定预算和分配使用经费上要根据会议规模、档次、饭店目的地和会议活动内容等具体情况灵活地合理调节。

　　会议预算虽然有时也会因为经济萧条、机构精简、差旅成本控制及其他原因而减少，但根据全世界企业全球化和经济一体化的发展趋势，随着我国经济的日益繁荣和加入世贸组织后的进一步发展，我们可以预言，公司、协会甚至各种非营利组织的会议预算将会有很大的提高。

　　除上述 3项重要责任外，会议组织者的其他责任还包括安排日程，制定目标，拟好包括邀请信、会议决议在内的各种文件，落实出席对象等等。会议组织者必须牢记自己的责任，精心地策划和安排每一次会议。

会议组织的基本技巧

　　作为经常组织会议的人，最基本的会议组织技巧应该了如指掌。会议组织的好坏严重影响会议的效果，下面就介绍6个会议组织的小技巧：　
　　1.会场预约
　　根据需要，制定最完美的策划；根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。

　　2.会场的布局，设备安装调试
　　根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；根据需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

　　3.印刷材料的设计制作
　　根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场或指定位置。　　 　　

　　4.参会者的接送
　　根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。　　 　　

　　5.参会者的餐饮
　　根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。　　　　

　　6.参会者业余时间的安排　
　　根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式；设计专门的旅游线路。

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在工作中，最常见的就是开会，而开会在人们心目中又往往是浪费时间的代名词。那么怎样的会议才算成功？

◆在最短的时间内达到会议目的。

如果你将组织一次会议，你如何才能有效地组织一次成功的会议呢？主持成功会议有十个要素。这些要素是：什么情况下有必要开会，什么情况下没必要开会，开会的人选如何确定，开会的议程怎么去准备，会前怎么准备，会议怎么开始，会议中如何去遵守时间，如何主持及控制会议，会议的总结及会议记录。

会议的必要性

什么情况下有必要开会

开会开得好是一种效率，开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些情况下必须开会。

◆需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。

◆需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。

◆需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。

◆传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。

◆身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如保险公司，有一个层会，层会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。

◆汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。

什么情况下没必要开会

开会需要花费，需要人的时间和精力，每次召开会议之前应该仔细地考虑，是否有必要开会，有没有其他的方式可以比开会更有效。以下的情形就没必要开会：

◆传递一般信息给许多人，你可以用电子邮件分发。

◆已经有例会了，你可以安排在例会上讨论。

◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加，不用开会。

◆你是决策的人，并且你应该知道，让其他人来参加可能会把事情复杂化，并且拖延时间。这种情况下，也不必开会。

会议的准备

与会人选的确定

如果会议必须开，谁来开会，要看与会者是否能够符合以下要求：

◆会议决策的执行者或者会议决策的参与者

◆与会主题相关的专业人士能不能到场

◆开会时提供特定咨询的人

【案例】

如果今天要开一个新产品发布会，参加会议的人有哪些？决策者可能是总经理，可能是比总经理更高职务的董事。新产品开发的发布会，开发部的人是不是要参加？开发部的主管要参加吗？销售部要不要参加？采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加？同时开会时提供特定咨询的人，是不是也要参加?

一个会议确定合适的人选很重要，跟这个会有关的或者参与决策的，或者是有协调部门的，有特定咨询的人，你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发布会采购部的人不在，这个原料在制造的过程中，可能会影响到价格，或者说这个原料可能要进口或者现在可能是不好得到，因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在，他怎么知道这个价格呢？市场部怎么来定价呢？所以会议的效果与参会者紧密相关。

人数方面呢？如果人数多的话，就要考虑是否所有人都需要从头到尾参加，有的会议是列席，也可在某个阶段参加，提供意见以后就可以离开，或者只参加相关的议题。

准备会议的议程

写明会议开始时间和结束时间：

◆给每一项议题分配时间，时间以分钟来计算。

◆会议的议程应具备的内容：日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。

◆议程应该事先发出，以便各部门提前准备。

【自检】

请填写会议议程表。

会前准备

(1)提前通知与会者需要准备的内容，并分发会议议程。

(2)预定会议室，包括会议室的环境，有多少人参加准备多少椅子，需不需要摆姓名牌、茶水等等，这好像都很简单，可是稍微有一点疏忽都有可能造成会议失败。

(3)会议室的桌椅安排要确保每个与会者都能看得到屏幕，或者都能够看得到主持人。

(4)设备的设置（电脑、投影机、投影仪、屏幕、灯光等）。

(5)准备好与会的资料。

(6)会议前分发上次会议行动计划进展情况的汇报（如果有）。

【自检】

请填写会议准备检查表。

召开会议——会议的进行

遵守时间

◆守时是开好会议的一个主要因素，从大家坐定开始，主持人就要严格地注意时间，不要浪费时间。

◆准时开会，即使还有人没有到。这是一个领导者或者主持会议的人的素养。

◆告诉与会者开会的目的和意义。

◆要把闹钟放在能够看得到的地方，并且将闹钟调到会议结束前10分钟，到时让它响，以便你有时间做总结。

这种工作一般在外国公司做得最好，他们开会都是会议一开始主持人、总经理，或者CＥＯ：“ＯＫ，我们现在开会，这儿有一个时钟，现在的时间是下午2点，我们将在下午4点钟会议结束。”当闹铃响的时候会议准备结束，他可能提前10分钟拨上让闹钟响，给主持人预留总结的时间。这是一个很好的习惯。

如果时间超过一个半小时以上，中间应该安排短暂的休息，让与会者休息一下。

◆与会者发言应该设计时限，控制在多少分钟之内。

◆准时结束会议，如果进展顺利，可以提早结束。

会议的开始

(1)会议开始之前，介绍与会者（如果互相不认识）

如果是互不认识的话，首先要介绍与会者。这是一个礼貌，因为如果你没有介绍不认识的客人，会给人造成一种不被尊重的感觉，想想看，一个人在开会时如果不受到尊重，请问这个会议有效吗？如果没有效的话，你虽然没感觉，但已经浪费了别人的时间，这个会议跟时间管理是息息相关的。

(2)说明会议规则

今天的会议是一个什么样的会议，第一不准抽烟，第二请所有的人把呼机、手机全部关掉，第三请所有的人不要随便走动。

(3)介绍会议的议程

(4)指定会议的记录员

主持、控制会议

1.收集信息、鼓励发言

如果会议不是在听主持人说，会议也不是在听承办单位说，会议可能是解决问题，可能是作一个信息的传达，还可能是做一个会议的讨论，特别是对事情的讨论协调等。

怎么样鼓励大家发言，对此你可以提问与会者：大家对此有什么意见？各位对这个产品有哪些看法？大家也可以看一下这个产品怎么定价？

主持会议的人要学会点将法，一定要学会打破冷场。

主持会议的人一定要注意避免走题。走题是浪费时间，是会议的失败。明确会议的目标和内容，抓紧议程，严格按照议题逐步讨论。

2.中断冗长的发言

◆表示理解发言者的观点和意见，及时让他中断，向别人发问。

◆还有一种就是处理与会者之间的争论，会议主持者应该表明立场。

◆打断讨论，征求沉默者的意见，这也是控制会议的一种诀窍。

3.维持会场次序

作为会议的主持人，选择能够同时看得见所有与会者的位置，可以看到全场。规定同一个时间内只有一个人发言，禁止有些人交头接耳。保持与会者的注意力。对开小差那种中途遛班的或者一直沉默的人你可以用提问法让他参与讨论，即提示他发言。

会议的结束

会议的总结

开会也是一种激励作用，所以你要善于去做小结。会议结束前应该由主持人总结会议讨论的结果，以达成一致的方案，确认行动计划。行动计划至少要明确由谁执行什么任务，何时完成。

主持人应该确保每个与会者都对采取的行动做出承诺。

会议记录

每次会议都要有记录文件存档，目的是方便以后补充。同时可以作为下一次会议的参考，并保证与会者没有借口声称不知道会议上讨论的任何事情。很多中小企业往往都忽略这一步，他们有开会，有记录，但是会议记录从来没有整理过。所以为什么有的小企业做不大，为什么大企业越做越大，都是来自于他们知道善用会议，知道会前准备，知道会议的议程，知道会议的控制，知道时间的重要性，知道会议的成本，他们更知道会议的承诺，他们有更好的会议记录，会后他们知道跟踪。

会议记录必须包括会议主题、会议日期、出席者名单，那些缺席的人，何人做何事等等都与会议有关。

【自检】

根据会议计划表检查会议的要点。

会议计划表

【总结】

会议是沟通协调的一个重要手段，开会开得好是一种效率，开会开得不好就是浪费时间。在最短的时间内达到会议目的，才是一个成功的会议。首先决定会议是不是有必要开。如果有必要，就要进行会议的准备，包括与会人员的选择、准备会议的议程、进行会前的准备。有效地进行会议，要求遵守时间，会议主持人要控制会议。会议结束前要对会议作总结，同时有效的会议还要有符合标准的会议记录。

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如何有效组织会议有些企业的管理者不会组织会议，会议开的不少但效率低下，还导致大家对会议提不起来兴趣，甚至一提到开会就会不爽。因为有些会议是：会而不议，议而不决，决而不行，行而不果！有些会议弄成“一言堂”，有些会议成了吵架会，所以，一次次地开会，一次次地重复问题，让大家觉得会议是一种“折磨”。其实会议是一种很好的沟通方式，如果一个企业什么会也不开，也是不行的。但如果对企业没有实施有效管理，那么会议很多是浪费时间，最终的结果是导致大家对会议反感。那么，企业应该如何有效召开会议？本文给出以下几点建议：1、      会议的目的。管理者必须弄清楚，为什么要开会？会议有很多种，如座谈会、业务会、总结会、探讨会、协调会、分析会等等（当然有些会经常是组合在一起的）。不同的目的，其会议形式就有所不同。任何一个会议都应该有它的目的，如座谈会的目的有：说出与会者的想法、融洽关系、调整工作气氛等等；而早会的目的是：总结前一天的工作，指出优缺点；布置今天的工作任务，需要注意的地方等等。如果没有目的地开会，这个会就不可能会开得成功。 2、      会议的时机。有些会议是可以确定频次的，如月度/季度/年度会议，甚至日会/周会，这里主要看工作性质，不同的工作性质，频次很可能不一样，这样的会称为例会。另外就是临时召开会议，这种会一般是有需要才召开，如质量/市场分析会、工作协调会等等。一般临时会议是越少越好，越少体现企业内的沟通越好，各部门处理问题的能力越强。3、      会议的准备。包括确定出席人员、会议通知、议程、会议场所、记录人员确定，甚至包括发言稿、茶水、话筒、座位安排等等，视具体情况而言（如果是网络或电话会议，更要做好有关准备，如网络调试、时间确定等等。）。一些临时会议必须提前通知，确保相关人员能准时出席。一些重要的会议，临开会前，应检查一下准备工作，防止有所疏漏。4、      会议控制。任何会议都应该有一个主持，这个主持的任务就是控制会议时间、保持会议有序进行、对会议进行总结、作出会议决议等等。如果有议程的，按议程进行，没有议程时，会议主持就更重要了，如控制发言的时间（如打断那些冗长的发言）、防止会议期间的争吵、对那些可以作出决定的议题及时作出决定、无法做决定的议题如何处理等等。所以会议主持必须具有足够高的层次（和会议的层次相符），具备足够的威信，否则很难有效主持的。5、      时间控制。任何会议都会有成本，越高级的会议，成本越高。所以会议是越短越好，一般不要超过1个小时（某些会除外，如座谈会），象早会这样的会议，一般5分钟就应该开完。要做到有事议事、无事不议、长话短说、废话不说。所以会议主持人必须注意会议时间的控制（一般的发言不要超过5分钟），讨论得差不多的时候，就应该结束议题，进入下一个议题。6、      会议考核。会议是一种集体行动，所以就要统一行动，不允许让多数人等少数人，这是一种纪律。有事必须向会议主持人请假，对于迟早、无故缺席、早退这样的事必须严格考核——处罚（当然方式可以多种多样，如让迟到者站着开会、经济处罚等等），对于在会议中吵架的，应予以警告，严重的应进行适当的经济处罚，否则会议开得象“赶集”，会降低会议的效率，也让大家对会议不重视。7、      会议的方式。会议的方式多种多样，不见得非要到会议室才算开会，不同的会议目的可以有不同的方式。对于分析会最好是现场开，有些远程的可以用电话或网络会议，表彰会可以到企业以外的地方开，座谈会可以安排到酒店，只要能有助于会议的目的和效率，任何形式都可以采用。8、      会议的跟进。除了那些什么座谈会、欢送/欢迎会之类的会议之外，任何一次会议都应该形成会议决议（一些重要的会议应有专人记录），并将决议发放到相关部门，要求收件人签字。然后企业应该设计会议决议跟进表，并安排合适的人对会议决议进行跟进，这里需要注意的是跟进必须到现场检查才行，否则跟进的效果不会好。这次会议的决议应在下次会议中检查一下，没有执行的，应检讨原因，对于没有合理原因而没有执行的，应给予一定程度的处罚，以确保会议决议得到执行。     企业应该制订有关会议方面的制度，对一些内容作出规范，如会议考核、决议的执行、会议的方式等等，然后按制度的规定执行。在此需要特别指出的是：一些企业的老板把会议当成一种骂人的场所，最后参加会议的人都成了“哑巴”，只剩下他一个人说了，成了名符其实的“一言堂”。只要控制、管理得当，企业内可以有效地召开各类会议，让各项工作得以顺利开展。当然，会议只是沟通的一种手段，它并不是万能的，关键在于我们如何使用这一手段。

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请问如何有效记住会议的内容？

经常参加各种会议，明明自己认真听了，听的时候自己感觉也基本上能懂能理解，但会后却说不出什么东西，脑袋里似乎确实知道这次会议讲了些什么，但真要说却又说不清楚。而有的人（特别是一些领导和主持人），似乎总是能有效的记得会议的内容，会后他们总是可以很清晰说出例如“这次会议主要指出了啥啥啥，重点是啥啥啥，今后我们要按照这次会议所指明的啥啥啥，去如何如何做啥啥啥”。。说得头头是道，而我自己却说不清楚这些，究竟要怎么才能在会后还可以清楚的说出会议的主要内容和重点呢？或者有没有这些方面的书籍？求高手指点。有人提出过用录音笔之类的，但那是事后在去反复听，我需要的是当场，会议一结束就可以做个有条理的总结，或者说会议一结束就能说出会议中所讲的重要内容。

基本上这部份本来就需要技巧，我可以分享我的经验给您参考
1.会前准备：先了解会议的重点与讨论的内容，可以先准备好相关与会资料，以便您有机会发言，不会空空如也。
2.做好会议记录：会议记录重点是记住问题，而不是答案，因为答案可以找，但是问题没记住就过去了，所以第一个部分是记住问题，并且是详细您能了解的方式。
3.角色扮演：一个会议一般会有主席跟列席的人，所以你要清楚你的角色，如果是列席的，重点是帮您的主管记好与他有关的事项，并且在会后提供给他，如果您是主要发言人，那就是记住自己说过的内容就可以。
4.会议后内容的确认：可以与主管或是同事确认或讨论会议相关内容，以明确您整理记录内容的正确性，以免整理错误的方向。
以上是我的习惯与您分享，希望对您有帮助。

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会议组织规范与技巧

http://book.qq.com/s/book/0/11/11859/index.shtml

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http://www.ynmeeting.cn/Meeting_Guide/Technique/0302/

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组织有效会议的策略----组织有效讨论    这很象组织公司的有效会议."会而不议,议而不决,决而不行,行而无责"生动描绘出无效会议的图景.在培训中组织一场高效而富于成果的会议,既要激发每个人讲真话的热情和氛围,同时还要画龙点睛,善于总结.讨论或者会议有两个难点.  难点一:有效讨论,头脑风暴,激发参会人员的创意和智慧.此过程有如下几个误区:  1.由观点之争陷入态度之争.开始讨论热烈,面红耳赤,但往往对对方的争论自我演绎为"对我不尊重,专门和我顶着干,对我好象有意见".于是,"不蒸馒头，争口气”．”人活脸面树活皮，你这么不尊重人，就别怪我不客气了．”  最终发现，本来可能两人观点并无分歧，最终为了”争口气”，为了”活得有尊严”，已经忘记了当初讨论的目标和方向，也不自觉的把自己的人生目标和方向调整到与”人斗”方面，不知能否其乐无穷？ 99％以上的矛盾和磨擦来自于误会。不要把别人的观点分歧误读成态度轻慢，否则你自己已经成为一个感情上的“受害者”。 2．头脑风暴演变成打太极拳。你好我好大家都好，形势一片大好，问题基本没有，我们要向前看。讨论会上说的话很漂亮，很得体，很有水平，但就是没有用！虚伪是主旋律，真诚是陪属品；做表面文章有功夫，讲真话在这里没市场。  会上不说，会下乱说；会上同意，会下反对；口头上赞成，行动上抵触；上面握手，下面踢脚；表面颂扬，内心鄙视；明里一盆火，暗地一把刀；脸上含笑，内心藏奸。表面热情到沸点，深层憎恨到冰点。   培训师（管理者）就要创造一个讲真话的，坦诚的激情的讨论氛围。否则真知灼见无从谈起。  3.培训师（组织者）倾听不够。在管理中，一直有个很大的认识误区。就是要求员工在提出问题的同时，一定要提出自己的建议。这样的要求扼杀了很多人讲真话的热情和积极性，管理者也会因此漏掉很多来自基层的真实情况反馈。   需要注意的是，员工的素质尤其是基层员工的素质是达不到能想出办法的程度的。要求提出问题的结果是，员工从此闭上嘴巴或者只做表面文章。  培训师在学员或者员工表述时,尽可能用心去聆听他到底想说什么,而不是纠对方的语病.有没有这样的体会:当我们用很蹩脚英语和老外沟通时，老外居然能听明白！！为什么我们的管理者就是听不明白会上发言人的意思呢？原因只有一个，你只想听到你希望听到的声音！

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http://www.bnet.com.cn/2008/1217/1281437.shtml

你是否曾经坐在一个毫无主题的会议上，算计着十几位高薪的专家在一个超级无聊的会议上围桌而坐，发呆做白日梦，得浪费多少钱？关于糟糕的会议的恐怖故事有很多，但是一个好的会议的特征却是很难定义的。无论是团队验收还是部门告知最新动态，每周或者每个月我们开的例会常常是最难让人兴奋的。让这些会开得好一些，不仅仅是安排咖啡和面包圈（有时候甚至是椒盐卷饼和啤酒）的问题。有产出、有价值、有参与性的会议需要一个清晰的目标，一个开放的对话环境，以及一个强有力的领导者。这里给你介绍一些如何让你的会议更加有意义的建议。

你需要的东西：

自由

几分钟到几小时用于制定计划

地点：休息室和咖啡馆对于三四人的小群体来说具有比较好的气氛。如果你的会议非常大，需要一个会议室，请提前预订好。

日程：明白你需要谈论什么，你要给每个题目分配多少时间。为会议确定一个目标然后不能更改。

视觉辅助：通过白板或者翻转板充分利用会议，一定要有一只时钟或者计时器，并且让大家都看得到。

领导：这是你的会，所以让大家集中精力是你的工作。如果他们烦了，你就失败了。

让每一次会议有成效——或者干脆别开会

目标：决定是否有必要开一个会，并且只邀请必要的人

大部分的会议其实根本不需要开。大量的有效时间被浪费掉了，仅仅是因为管理者们认为面对面见到是非常重要的，或者因为，像老驴拉磨，他们习惯了一些具体的惯例。圣母大学的管理学教授J.S.奥柔克第四指出，确定是否需要开会的最好方法是问问自己是否传递信息是单通道的。如果你想给你的团队发送最新消息或者发一个状况报告，电子邮件通常就足够了。

第二个问题要问的是，你是否需要从所有的参与者那里获得反馈，奥柔克补充说。如果是这样，电子邮件有限制了：“在一个会议上，你会得到各种不同的反馈，细节上和质量上都更好一些。”最后，他补充说，询问是否开会的真正目的是建立统一认识是有帮助的：见面谈会更容易一些。

一旦你决定了你绝对是需要开个会，只邀请那些可以在会议上有贡献的并且从会议上有收获的人：直接在这个项目上工作的团队成员；决策制定者，他们是有权力把想法向前推进的人；专家们，他们具有团体需要的知识和想法，好帮助大家完整地了解一个问题。如果你想要一人来参会，但是并不需要他有什么反馈，而此时，他又非常投入于另外的工作，让他们知道不来参会是可以的，但是在他们不在的情况下，可能做一些决定。如果他们对会议结果没有异议，那么如何最好地使用他们的时间是他们自己的决定。

不做什么

开会对于以下事情没什么益处：

1.最新信息：如果信息流是单方面的，用发送电子邮件的方式代替。

2.让懒惰的人上道：在他们的同事面前训斥或者让他们尴尬，不会增加他们的主动性，还会浪费其他人的时间。用一个一对一的谈话代替。

3.让每个人都跟你在一页上：如果关于一个项目有不同的意见，则单独与团队的成员接触，找出在项目向前推进的时候，他们需要什么。在一个团体聚会上，他们可能会联合起来反对你。

激发积极性：激励是每天的管理工作的挑战，不是一次性就能解决的。如果你的团队失去劲头，在私下的谈话中找出原因，分别解决每个人的问题。

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