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各位同事：为了确定岗位任职资格，梳理岗位运营流程，制定有效的人力资源计划，为下一步企业选拔、任用合格的员工奠定基础，人力资源部将开展一次岗位分析工作，请大家实际配合。具体工作步骤如下：
1、人力资源部下发《岗位说明书》
2、每个人认真填写《岗位说明书》内容
3、于2010年4月7日前交给人力资源部-王顺
人力资源部
2010年4月1日
一、岗位分析的作用
1、确定岗位任职资格，为企业选拔、任用合格的员工奠定了基础。2、明确岗位的素质能力模型，为员工考核、晋升提供了依据。
3、梳理岗位运营流程，成为企业改进岗位设计、优化劳动环境的必要条件。4、是企业制定有效的人力资源计划，进行人才预测的重要前提。5、是岗位评价的基础，而岗位评价又是建立、健全企业薪酬制度的重要步骤。
因此，可以说，岗位分析为企业建立较为公平合理的薪酬制度提供了前提条件。二、工作分析的步骤
概念是对企业各类岗位的性质、任务、职责、劳动条件和环境，以及员工承担本岗位任务应具备的资格条件所进行的系统分析与研究，并由此制订岗位规范、工作说明书等人力资源管理文件的过程。
第一步，准备阶段
① 根据工作岗位分析的总目标、总任务，对企业各类岗位的现状进行初步了解，掌握各种基本数据和资料。
② 设计岗位调查方案。明确岗位调查的目的。确定调查的对象和单位。 确定调查项目。确定调查表格和填写说明。确定调查的时间、地点和方法。
③做好员工的思想工作，说明该工作岗位分析的目的和意义使有关员工对岗位分析有良好的心理准备。
④根据工作岗位分析的任务、程序，分解成若干工作单元和环节，以便逐项完成。
⑤ 组织有关人员，学习并掌握调查的内容，熟悉具体的实施步骤和调查方法。
第二步，调查阶段 该阶段的主要任务是根据调查方案，对岗位进行认真细致的调查研究。在调查中，灵活运用访谈、问卷、观察、小组集体讨论等方法，广泛深入地搜集有关岗位的各种数据资料。对各项调查事项的重要程度、发生频率详细记录。
第三步，总结分析阶段该阶段首先对岗位调查结果进行深入分析，采用文字图表等形式作出归纳、总结。对岗位的特征和要求作出全面深入的考察，充分揭示其主要任务结构和关键影响因素，并在系统分析和归纳总结的基础上，撰写工作说明书、岗位规范等人力资源管理的规章制度。
各部门在人员数量、结构、素质等方面具体做了什么工作。
人力资源分析
人力资源规划首先要进行人力资源结构分析。所谓人力资源结构分析也就是对企业现有人力资源的调查和审核，只有对企业现有人力资源有充分的了解和有效的运用，人力资源的各项计划才有意义。人力资源结构分析主要包括以下几个方面：
（一） 人力资源数量分析
人力资源规划对人力资源数量的分析，其重点在于探求现有的人力资源数量是否与企业机构的业务量相匹配，也就是检查现有的人力资源配量是否符合一个机构在一定业务量内的标准人力资源配置。在人力资源配置标准的方法运用上，通常有以下几种：
1、动作时间研究。动作时间研究指对一项操作动作需要多少时间，这个时间包括正常作业、疲劳、延误、工作环境配合、努力等因素。定出一个标准时间，再根据业务量多少，核算出人力的标准。
2、业务审查。业务审查是测定工作量与计算人力标准的方法，该方法又包括两种：
（1）最佳判断法。该方法是通过运用各部门主管及人事、策划部门人员的经验，分析出各工作性质所需的工作时间，在判断出人力标准量。
（2）经验法。该方法是根据完成某项生产、计划或任务所消耗的人事纪录，来研究分析每一部门的工作负荷，再利用统计学上的平均数、标准差等确定完成某项工作所需的人力标准。
3、工作抽样。工作抽样又称工作抽查，是一种统计推论的方法。它是根据统计学的原理，以随机抽样的方法来测定一个部门在一定时间内，实际从事某项工作所占规定时间的百分率，以此百分率来测定人力通用的效率。该方法运用于无法以动作时间衡量的工作。
4、相关与回归分析法。相关与回归分析法是利用统计学的相关与回归原理来测量计算的，用于分析各单位的工作负荷与人力数量间的关系。
有了人力标准的资料，就可以分析计算现有的人数是否合理。如不合理，应该加以调整，以消除忙闲不均的现象。
（二） 人员类别的分析
通过对企业人员类别分析，可现实一个机构业务的重心所在。它包括以下两种方面的分析：
1、工作功能分析。一个机构内人员的工作能力功能很多，归纳起来有四种：业务人员、技术人员、生产人员和管理人员。这四类人员的数量和配置代表了企业内部劳力市场的结构。有了这项人力结构分析的资料，就可研究各项功能影响该结构的因素，这些因素可能包括以下几个方面：企业处在何种产品或市场中，企业运用何种技能与工作方法，劳力市场的供应状况如何等。
2、工作性质分析。按工作性质来分，企业内部工作人员又可分为两类：直接人员和间接人员。这两类人员的配置，也随企业性质不同而有所不同。最近的研究发现，一些组织中的间接人员往往不合理的膨胀，该类人数的增加与组织业务量增长并无联系，这种现象被称为“帕金森定律”。
（三） 工作人员的素质
人员素质分析就是分析现有工作人员的受教育的程度及所受的培训状况。一般而言，受教育与培训程度的高低可显示工作知识和工作能力的高低，任何企业都希望能提高工作人员的素质，以期望人员能对组织做出更大的贡献。但事实上，人员受教育程度与培训程度的高低，应以满足工作需要为前提。因而，为了达到适才适用的目的，人员素质必须和企业的工作现状相匹配。管理层在提高人员素质的同时，也应该积极提高人员的工作效率，以人员创造工作，以工作发展人员，通过人与工作的发展，促进企业的壮大。
人员素质分析中受教育与培训只是代表人员能力的一部分，一个企业及组织中，不难发现一部分人员的能力不足，而另外一部分人员则能力有余，未能充分利用，即能力及素质与工作的需求不匹配。其解决方法有以下几种：
（1）变更职务的工作内容。减少某一职务、职位的工作内容及责任，而转由别的职务人员来承接。
（2）改变及强化现职人员。运用培训或协助方式，来强化现职人员的工作能力。
（3）更动现职人员的职位。如果上述两种方法仍无法达到期望时，表示现职人员不能胜任此职位，因此应予以调动。
以上三种解决方法究竟以选用何种为宜，事先需要考虑以下几个因素：
（1）加强培训能否是当事人有所进步。如果加强培训可使能力不足的员工有所进步时，则没有必要采取更动人员的措施。
（2）担任该职位可能的时间长度。如果某员工任该职位已届退休或轮调期满或组织结构更迭，则可采用临时性的调整。
（3）是否情况紧急，非立即改善不可。如果该职务比较重要。足以影响组织目标的实施，则必须采取组织措施；否则应尽量不用组织措施解决。
（4）是否影响组织士气。将某员工调职，是否会影响其他员工的情绪，是员工失去安全感，而有损组织的稳定。
（5）有无适当的接替人选。如果短期内无法从内部或外部找到理想的接替人员，则应采取缓进的措施，以免损失更大。
（6）此职位与其它职位的相关性程度。如果此职位与上、下、平行多个其他职位的相关往来频度很高，则不应采取太突然的措施，以避免影响其他职位的效率和工作进展。
（四） 年龄结构分析
分析员工的年龄结构，在总的方面可按年龄段进行，统计全公司人员的年龄分配情况，进而求出全公司的平均年龄。了解年龄结构，旨在了解下列情况。
（1）组织人员是否年轻化还是日趋老化。
（2）组织人员吸收新知识、新技术的能力。
（3）组织人员工作的体能负荷。
（4）工作职位或职务的性质与年龄大小的可能的匹配要求。
（5）以上四项反应情况，均将影响组织内人员的工作效率和组织效能。
企业的员工理想的年龄分配，应呈三角形金字塔为宜。顶端代表50岁以上的高龄员工；中间部位次多，代表35~50岁的中龄员工；而底部位人数最多，代表20~35岁的低龄员工。
（五） 职位结构分析
根据管理幅度原理，主管职位与非主管职位应有适当的比例。分析人力结构中主管职位与非主管职位，可以显示组织中管理幅度的大小，以及部门与层次的多少。如果一个组织中，主管职位太多，可能表示下列不当的结果：
（1）组织结构不合理，管理控制幅度太狭窄，而且部门与层次太多。
（2）显示工作程序繁杂，增加沟通协调的次数，浪费很多的时间，并容易导致误会和曲解。
（3）由于本位主义，造成相互牵制，势必降低工作效率。
（4）出现官僚作风，星辰官样文章。
岗位分析
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岗位分析的含义
岗位分析的基本问题
岗位分析的作用
岗位分析的结果：岗位说明书
岗位调查的方法
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岗位分析的含义
岗位分析是对企业各类岗位的性质、任务、职责、劳动条件和环境，以及员工承担本岗位任务应具备的资格条件所进行的系统分析与研究，并由此制订岗位规范、工作说明书等人力资源管理文件的过程。其中，岗位规范、岗位说明书都是企业进行规范化管理的基础性文件。在企业中，每一个劳动岗位都有它的名称、工作地点、劳动对象和劳动资料。
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岗位分析的基本问题
岗位分析主要是为了解决以下6个重要问题：
①工作的内容是什么(what)?
②由谁来完成(who)?
③什么时候完成工作(when)?
④在哪里完成(where)?
⑤怎样完成此项工作(how)?
⑥为什么要完成此项工作(why)?
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岗位分析的作用
通过岗位分析，企业各个岗位的工作职责、工作环境及所需的任职资格都被明确了，这就使岗位分析具有了基础性作用。
①制定企业人力资源规划
人力资源规划也可称为人力资源计划，是指根据企业的发展规划及内外环境的变化，预测企业未来的人力资源的需要和供给状况，并通过相应的计划制定和实施使供求关系协调平衡的过程。工作分析的结果，可以为有效的人事预测和计划提供可靠的依据。．
②招聘、甄选和配置合格的人员
岗位分析的结果是工作所需的经历、能力、技能、学历等条件被一一确定，这就为人员的选择提供
了依据，从而避免了选人用人的盲目性。企业只有招聘到所需的人员，拥有合理的员工队伍，才能保证企业的稳定以及长期的发展。
③制定缋效考核标准
绩效考核是人力资源管理中非常重要的一环，绩效考核能否达到预期的目标，很关键一点在于考核的指标和标准是否具有客观性和公正性，而要做到这一点，岗位分析是关键。只有明确了岗位的信息，才能设计出科学的绩效考核标准。
④进行岗位评价，设计合理的薪酬制度
岗位评价就是用定量与定性相结合的科学方法确定岗位能级层次的过程，也就是在岗位分析的基础上，依据岗位分析所收集的资料信息，对岗位的相对价值进行分等排序的过程。通过岗位分析和岗位评价，为实现公平报酬打下了基础，也使薪酬管理工作能做到客观、公正。
⑤明确工作职责，提高工作缋效
通过岗位分析，能够明确工作职责和工作任务，建立规范化、合理化的工作程序和结构。同时，由于工作的关键技术和关键要领都明确了，所以员工能更合理地运用技能和经验，合理地安排工作、完成任务，少走远路弯路，提高工作绩效。
⑥为员工培训和发展提供依据
完成各项工作需要具备一定的知识、技能和其他条件，通过工作分析，这些任职资格清晰了，企业可以据此来制定培训和开发工作，使新员工能很快适应新的工作岗位，使老员工能够通过培训，更加胜任工作。通过岗位分析，员工的培训和发展能够有理有据，企业的效率也能提高。
⑦为员工提供职业生涯设计
企业根据自身状况，有整体性、系统性的岗位配置、岗位类别及岗位等级。通过岗位分析，员工的任务一目了然、系统的性质和位置也确定了，根据这些结构，企业可以为员工准确定位，对他们的职业生涯进行规划，从而帮助他们确立发展方向。
⑧运用于工作流程分析，实现优化的岗位配置
通过工作分析，企业能够获得岗位工作的全面信息，发现岗位配置的不当之处，找出工作中各种不合理的因素，例如，工作条件不利于员工的身心健康，无法调动工作的积极性。建立在岗位分析基础上的岗位配置能使企业流程更合理，人力资源得到最优化地配置。
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岗位分析的结果：岗位说明书
岗位分析的直接目的是编写岗位说明书，即通过岗位分析，经过面谈、问卷、深入现场调查等方法，收集与岗位相关的信息，在汇总、处理后，整理成书面形式的文件。岗位说明书由岗位描述和岗位规范两部分构成。岗位描述指与工作内容有关的信息，包括职务概况、岗位工作目标、岗位工作特点、岗位工关联等。
岗位规范写明了岗位的任职资格，例如，胜任该岗位的人员应该是本科生还是专科生，他应该有几年相关工作经验，他所具备的专业知识和技能是什么。岗位说明书使员工明确了工作的职责，向管理人员提供了岗位的书面信息，便于管理者对工作进度、工作目标的情况有一个对比参照的模本。岗岗位说明书的格式没有明确的规定，企业可以根据自身情况设定，但是岗位说明书的内容建立在岗位调查的基础上，不经过调查就不可能得到岗位工作的全面信息。
岗位说明书版本
岗位说明书
制定期限：
岗位名称
岗位代码
所属部门 .职. 级
岗位工作目标：
主要工作内容及职责：
岗位工作特点：
岗位工作关联：
岗位任职资格：
学历；
经历：
职业资格；
专业：
技能： ．
直接主管签名
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岗位调查的方法
岗位调查的方法有面谈法、问卷法、观察法、关键事件法、工作日志法等。在实践中，较常使用的是面谈法和问卷法，这两种方法操作简
单，适合中小企业运用。
1. 面谈法
通过调查人员与被调查人员面对面地交谈来获取岗位的全面信息。面谈法对执行人员的要求较高，需要他们思维缜密、思路清晰、沟通能力很强。为了提高面谈法的效率，有效地收集、记录有关的工作内容，调查人员事先应准备一份较为详细的面谈表。
2 .问卷法
企业事先设计出一份问卷，将需要被调查对象回答的问题一一列出。由于这种方式由被调查人员自己填写，因此方便省时；同时，填写人员比他人更了解自己的情况，所以也比较容易获得全面、详细的岗位信息。当然这种方法也有缺陷，如被调查人员对问题的理解产生偏差。由于每种方法各有利弊，一般在进行岗位调查时，需要将各种方法结合起来使用。例如，同时采用面谈法和问卷法，即先设计一套完整的问卷让被调查对象填写，然后将问卷回收分析，再对不清楚、不完整的部分进行面谈。通过结合各种方法，能够提高工作分析的可信度，确保岗位说明书的可靠性。
