爱华网因为现在有不少企业使用ERP系统进行报价，速度是快了，但有一个缺点——不能显示图片。如上图所示，就是我公司ERP自动生成的报价单。如果我以一个采购商的角度去看，就会发现问题：只有一个型号和价格，客户不知道什么产品，不够详细，不便客户了解。
图片：QQ截图20130417151651.jpg
如上图所示，是我个人建议的一种方式，当然具体形式可以根据各家公司有所变化，但一定要有图片。作为生产者或者销售者，一定要记住一个道理：顾客永远都是懒惰的。所以一定要让顾客一眼就知道这是什么产品，价格是多少。
二、使用PDF格式
辛辛苦苦做好一个报价单，发给客户，结果客户把自己的工厂信息一删，价格一改，然后发给另外一家生产商，直接问能不能生产？想必这样的行为真是让销售员气到肺都爆，为避免这种情况发生，一定不要使用EXCEL格式，而是要将其转换成PDF格式再发送给客户。
如果是外销厂商，使用PDF格式，还有另外一个好处，可以保持版式的一致性。这里作少少说明，国内的用户一般都是使用MSOFFICE，所以不会说有什么版式走样的问题。但就世界范围而言，印度有ZOHO，欧洲不少人使用openoffice，德国有自己的MAKESOFT，就连国内都有金山软件的WPS，及永中OFFICE，而为数不少的苹果电脑用户则是使用iwork办公软件。使用EXCEL格式保存文档，在上述提到的办公软件中打开，多少会有些走样。此外，MSOFFICE版本不一样，也会产生不兼容现象（真是难以明白，微软是怎么才可以做出这种大水冲了龙王庙的软件来的）。这些报价单在电脑上看或许问题不大，但如果有需要打印出来，基本上都严重变形，令人不悦。而使用PDF格式，则不会出现此类问题，版式绝对是一致的。
三、使用邮箱发送
如果是外销，基本上都是邮箱发送。但如果是内销，相信很多人都会直接在QQ上发送文件，快速简便。但建议不要这样，因为QQ发送只会记录发送过文件，但如果文件内容被改动，是无法被查证的。而使用邮箱发送，则无法改动附件内容，这样可以避免一些潜在的麻烦甚至是法律问题。如果客户要求使用QQ发送，则可以用“公司要求使用邮箱”这样的说法来推托。
四、控制报价单大小
这里要结合上述第三点来说明。因为很多公司都会有自己的企业邮箱，这些企业邮箱的容量一般不会很大，例如50M，100M，而且有可能这此企业邮箱使用频繁，早就被各类邮件塞爆了，如果报价单太大，恐怕还没有到客户的邮箱就被退回来了。
超过2MB的附件，千万不能直接用Email发送。
即使客户使用的是 GMAIL, LIVE, YAHOO, QQ, 163等无限容量的公共邮箱，也要控制附件的大小，因为下载也是要耗时间的，还是那句，顾客都是懒惰的，千万不要去挑战他们的耐性。
即使客户要求发送所有“产品的报价单”（我自己就收到过不少，基本上真不怎么诚意），也不要真的把所有产品都把上去，就挑一小部分，给客户报过去，就说是因为“邮箱容量”的问题，询问客户能不能分批给他发过去。如果客户确实有诚意，他会同意，如果没回复，自己也可以省了不少折腾。此外，分批报告还有一个好处，邮件来往越频繁，成功率会越高——好比追女仔，一次请她吃一顿千元的法国大餐，远不如分十次请她吃大排档有效一样。
五、选择合适的邮件客户端
这一条只针对外销厂商。尽量使用OUTLOOK 或者 FOXMAIL这样的邮件客户端，也可以使用 GMAIL。因为这几种客户端的兼容性最好，基本不会出现乱码问题。
六、细节决定成败
1、发邮件忘记发附件，补发时还装样子不作交代。
2、回复或转发邮件不署名。
3、似乎永远不懂对Excel文档要进行“打印预览”和相应调整。
4、发报价时没有留下自己的联系方式，并且分别注明报价细节，是否含税？报价是否包含相关辅料配件等。
5、报价无有效期，自己埋下争议或被动的伏笔。
6、报价不敢留空间，客人一还价就把自己置于被动。
7、报交期不留空间，生产人员说什么就什么，一遇风吹草动，自己必然就陷入不义或食言的局面。
8、邮件、文件字体字号纷杂，明明是西文却用中文字体或标点，此想象的存在极为普遍，我这样说了你可能还不理解我的意思。
9、邮件主题命名意识或能力极低，比如只写"交期"，不会写成"交期 - Order # 12345 - ABC(Factory)"。
10、文件存储命名意识或能力极低，比如只写"报价"，不会写成"报价 - # 12345 - ABC (工厂)"。
最后最值得注意：
紧急确认的事情，或需电话沟通的事情，仍然发邮件与客人确认，以为案头的电话只有接听的功能。
