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摘要:高职院校学生档案管理是高职院校日常管理的一个重要组成部分，其管理效率的高低直接影响着整个学校的管理工作。应积极探索新形势下档案管理的新模式，主动为学校工作服务，为社会经济和文化发展做出应有的贡献。
关键词:高职院校；档案；管理
高职院校学生档案是学生在校期间各方面表现及重要社会实践活动的真实记录，是反映学生德、智、体、美等综合素质以及学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料。学生档案的应用价值包括两个方面的内容，为学校因材施教，选拔和培养人才服务；为社会和用人单位提供档案材料和个人信息。
一、当前学生档案建设中存在的主要问题
（一）未真正认识到学生档案的重要性，档案意识不强
由于学校管理工作者和教师都把学生教育、管理和培养作为学校的重要任务来抓，忽视了学生档案的管理工作。从领导到档案的具体经办人员，都没有把学籍档案管理工作提到应有的认识高度，缺乏收集、整理、保存学籍档案的意识，没有提高到人才培养质量和成教办学健康、可持续发展的认识高度。导致给学生填写归档材料时不积极主动，造成档案材料不完整、不规范，档案质量不高，不能反映学生时代特色的创新性档案材料。
（二）档案材料缺失较严重，信息量不足
毕业函授生的个人学籍材料应包括学籍表、学籍变更材料、学生成绩表、毕业生登记表、学位评定及授予情况材料、在学校期间的奖惩材料等。学生鉴定材料内容空洞、政治术语多，呈公式化、口号化，没有全面真实体现学生在校期间的全貌和个性发展。而用人单位希望了解的个人素质、成就、能力、诚信等方面的材料比较少。属于学生的学籍材料，往往缺失较为严重且不能及时提供，因此，高职院校学生档案应有的作用无法得到充分发挥。
（三）学生部分档案信息失真
在各类人才招聘市场上，许多毕业生为了推销自己，为了在激烈的就业竞争中取胜，不惜采用涂改成绩、开具假证明等不正当手段以击败对手。个别高职院校为了博取“生源素质好，就业率高”的社会声誉，完成教学质量评估指标，通过降低考评标准提高毕业生专业成绩，恣意扩大学生干部、优秀毕业生、三好学生获奖覆盖面及比例，撤销学生处分材料等，以次充好等手段，获得短期效应。搅乱了毕业生就业市场的秩序，影响了公平竞争，也给在校生带来了消极的影响。
（四）学籍档案管理队伍不健全，管理人员业务水平不高
高职院校档案管理队伍作为高职院校学生管理工作的重要组成部分，档案管理队伍的建设未得到应有的重视与加强。教学机构中往往没有专职学籍档案管理人员。兼职人员从事学籍档案管理工作，通常是精力上不能保证，业务上缺少系统培训，学籍档案管理工作难以做到及时、科学、规范。专业知识缺乏，而真正懂得档案业务和利用现代化信息技术建设档案的人员很少。
（五）学生管理手段落后，高职院校学生档案网络化、智能化进程缓慢
由于传统观念的束缚，档案管理人员对电子档案简单、快捷、系统等优点缺乏足够的认识，仍旧只重视纸质档案的归档与管理，忽视了电子档案的建立与健全。由于没能及时建立起电子档案，学生在校期间所产生的纸质档案材料散放在各系（院）、处（室）乃至个人手中。由于学生档案项目增多、档案数量大增、质量要求趋高、流动速度加快、存放时间变短、就业方式多元化、投寄单位多等特点，学生在校期间学校各个职能部门不能针对出现的问题及时对学生进行全程跟踪考察和管理；学生毕业后又不能通过档案进行跟踪，导致学校的专业设置与社会需求相脱节，人才供需结构性失衡，学科建设、课程建设依据不足。已经越来越不适应高等教育发展的要求。
二、建立适应时代要求的学生档案管理体系
（一）提高档案管理意识，中央组织部于1980年2月颁布的《关于加强干部档案工作的意见》指出：“干部档案工作，是一项政策性、机密性很强的工作，各级党委和主管部门应予以关心和加强领导。”学校领导应提高对档案管理工作重要性的认识，进一步解放思想，摈弃旧观念，树立新观念，适应新形势，以开放、前瞻性的视角在更高的层面上筹划档案管理工作的发展方略，积极寻找档案管理工作同学校中心工作的结合点，实实在在地解决档案管理工作中存在的问题和困难，促使学校档案管理工作快速发展。
（二）档案管理人员应认真学习、宣传档案管理的法律法规，增强档案管理意识，充分认识到档案管理工作在社会发展中的重要作用，提高对档案管理工作的重视程度，加强对档案管理人员思想政治工作和心理疏导工作，给档案人员创造良好的工作环境和人际氛围；制定奖惩措施，鼓励档案管理人员创新工作，为他们设计更广阔的发挥主观能动性的平台，树立起档案发展的信心；在人员选拨上，道德品质好、业务能力和专业知识比较强、心理素质和身体素质好热爱档案事业的人员，安排到档案管理工作岗位上。
（三）加强学生档案管理信息化建设。加强电子文件的管理是做好学生档案信息化的关键，从单个计算机的简单文字处理，到大规模网络信息共享，信息化建设早已成为每个单位建设的重要组成部分，而档案管理的计算机化、网络化和数据高度共享化更是单位建设的必不可少的要素之一。档案管理人员在遵循档案管理工作的客观规律的同时，要充分利用新技术、新设备，力争采用计算机为核心的现代技术，有计划地形成网络，有步骤，有程序地把学生档案分类归档，实现档案管理现代化。档案管理人员需要深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。要实现高职院校档案资源的信息化管理，就要将档案资源和各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络传输，对档案资源实行合理配置与有序、有效的开发和利用，从而实现档案信息资源的共享。
（四）建立一支政治过硬、结构合理、业务精通的档案管理队伍是档案事业兴旺发达的重要保证。提高整支档案管理队伍素质，创造条件有针对性适合不同工作岗位的学习，进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作。广开进人渠道，制定优惠政策，积极引进政治素质高、业务能力强、学历层次高、具有现代科学技术知识和技能的档案专业人员，逐步建立起一支数量充足，年龄、学历、职称结构合理，专业技术覆盖面广的高素质、复合型档案人才队伍。另外，人事档案管理工作连续性强，特别是基础业务和规章制度需要档案人员较长时间的学习、积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。因此，需要做好档案队伍的稳定工作，从维护人事档案管理工作的长远利益考虑，加强档案人员的思想政治工作，解决他们的实际问题，使他们安心本职工作，促进人事档案管理工作的持续稳定发展。
（五）建立学生综合素质档案，丰富学生档案内容。学生档案是用人单位全面了解毕业生的重要途径，也是学校全面介绍毕业生个人素质的权威材料，还是高职院校学生管理工作的有力依据，有利于促进学生全面素质的提高。只有建立内容丰富，结构合理的综合素质档案，才能表现出学生的个性、才能、实力。学生参加校内各项活动，是学校进行评优、选拔人才、奖学金评选等的凭据。社会实践活动是学生工作经验，社会阅历的良好体现，党团活动是政治素质的体现。诚信教育、心理健康教育及其活动开展情况的同样需要及时入档。
学生档案管理是一项长期性的，具有较强连续性的管理工作。新阶段对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须寻求新思维、新理论、新方法。
