你知道会计凭证要怎么保管吗?保证会计凭证的安全与完整是全体财会人员的共同职责,在立卷存档之前,会计凭证的保管由财会部门负责。今天,爱华网小编为大家推荐出纳日记账的设置方法。
出纳日记账要怎么设置日记账的主要作用是按照时间的先后顺序记录经济业务,以保持会计资料的完整性和连续性。进行日记账的设置工作,首先要确定其种类和数量。日记账在不同的会计核算组织形式下,其具体用途是不同的。如果日记账用作过账媒介(如通用日记账、日记总账核算组织形式),则要求设置一个严密完整的序时账簿体系,包括单位的所有经济业务;如果日记账不用作过账媒介,则不必考虑其体系的完整性,只需设置某些特种日记账即可。通常设置的特种日记账主要包括现金日记账和银行存款日记账,极少数单位还设置销货日记账和购货日记账。
现金日记账是专门记录现金收付业务的特种日记账,它一般由出纳人员负责填写。现金日记账既可用作明细账,也可用于过账媒介。
银行存款日记账是用来记录银行存款收付业务的特种日记账。其设计方法与现金日记账基本相同,但须将账簿名称分别改为“银行存款收入日记账”、“银行存款付出日记账”和“银行存款日记账”,并将前两种账页左上角的科目名称改为“银行存款”。而且一般应相应增加每笔存款收支业务所采用的结算方式一栏,以便分类提供数据和据以进行查对、汇总。一般单位也只设置三栏式的银行存款日记账。
在日记账用作过账媒介时,必须设置普通日记账,用以记录全部转账业务,逐日逐笔进行登记。普通日记账可以采用账户两栏式,也可采用金额双栏式,但后者更为简便易行。
必须说明的是,现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。
如何保管会计凭证(1)会计凭证应及时传递,不得积压。记账凭证在装订成册之前,原始凭证一般是用回形针或大头针固定在记账凭证后面,在这段时间内,凡使用记账凭证的财会人员都有责任保管好原始凭证和记账凭证。使用完后要及时传递,并且要严防在传递过程中散失。
(2)凭证在装订以后存档以前,要妥善保管,防止受损、弄脏、霉烂以及鼠咬虫蛀等。
(3)对于性质相同,数量过多或各种随时需要查阅的原始凭证,如收、发料单,工资卡等,可以单独装订保管,在封面上注明记账凭证种类、日期、编号,同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证的名称及编号。
(4)各种经济合同和涉外文件等凭证,应另编目录,单独装订保存,同时在记账凭证上注明“附件另订”。
(5)原始凭证不得外借,其他单位和个人经本单位领导批准调阅会计凭证,要填写“会计档案调阅表”,详细填写借阅会计凭证的名称、调阅日期、调阅人姓名和工作单位、调阅理由、归还日期、调阅批准人等。调阅人员一般不准将会计凭证携带外出。需复制的,要说明所复制的会计凭证名称、张数,经本单位领导同意后在本单位财会人员监督下进行,并应登记与签字。
(6)会计凭证装订成册后,应由专人负责分类保管,年终应登记归档。
出纳现金日记账现金出纳人员应对收款凭证和付款凭证进行仔细的复核,并以经过复核无误的收、付款记账凭证和其所附原始凭证作为登记现金日记账的依据。
每一笔账都要记明记账凭证的日期、编号、摘要、金额和对应科目等。经济业务的摘要不能过于简略,应以能够清楚地表述业务内容为度,便于事后查对。
日记账应逐笔分行记录,不得将收款凭证和付款凭证合并登记,也不得将收款付款相抵后以差额登记。
为了及时掌握现金收、付和结余情况,现金日记账必须当日账务当日记录,并于当日结出余额;有些现金收、付业务频繁的单位。
现金日记账采用订本式账簿,其账页不得以任何理由撕去,作废的账页也应留在账簿中。在一个会计年度内,账簿尚未用完时,不得以任何借口更换账簿或重抄账页。记账时必须按页次、行次、位次顺序登记,不得跳行或隔页登记,如不慎发生跳行、隔页时,应在空页或空行中间划线加以注销,或注明“此行空白”、“此页空白”字样,并由记账人员盖章,以示负责。