简短:公文写作的理想境界

   简短是当代公文写作发展的客观需要及必然趋势。据报载,联合国每年印制各种文件 要用去5853吨普通纸和234吨影印纸,另外还要用掉82吨卫生纸,总计相当于毁掉10.5 万棵树。为此,联合国秘书处建议:最好缩短各种文件的篇幅,删除不必要的词语,只印最 重要的内容,以极大限度地挽救树木。(见《参考消息》1991年9月22日第3版)这一建议 颇具理论与实践意义。 公文写作应力求简短。对此,无产阶级的革命导师曾经作过许多精辟论述。毛泽东同 志指出:“我们应该研究一下文章怎样写得短些,写得精粹些。……文章太长了,有谁来看 呢?”(《反对党八股》)还指出:“要‘精兵简政’。讲话、演说、写文章和写决议案,都应当简 明扼要。”(《党委会的工作方法》)他很形象地将那种烦冗拖沓、又臭又长的公文喻为“懒婆 娘的裹脚”。革命导师列宁也说过:“请写得简短些,采用电报文体,如果必要的话,可以另 加附件。”并表示“写长了我根本不看,一定不看”;“如果有切实可行的建议,可以写在另 一张纸上,要象电报那样写得极其简短。”(《给伊·克·叶若夫》,《列宁全集》第35卷,人 民出版社1959年版,第524页)。 那么,公文写作何以能“短”?主要应从以下几方面着手:

  一、一事一文,主旨明确 公文行文必须做到主旨明确、集中、单一,力戒枝蔓横生,烦冗芜杂。每份公文要解决 什么问题,必须首先确立一个明晰的中心,然后再紧紧围绕这一中心去组织材料=除综合 性报告以外,一般应采用“一事一文”的方法,特别是请示类公文,更应如此。这样傲,既便 于承办,又便于事后立卷归档,并能有效地缩短行文篇幅。否则,一文数事,势必形成“多中 心”,造成冗长杂乱的现象,令人不得要领,从而影响行文目的的顺利实现。

  二、用语简洁明快,干净利落

  公文总要直接地、迅速地传递某种信息,因此,其用语必须做到言简意赅,精练概括。 具体包括: 其一,摒弃不必要的解释和说明。在公文写作中,为使阅者准确理解有关内容,有时需 要对其进行解释或说明。但要注意遵循“必要”和“适度”的原则,切忌过多过滥,造成篇幅 上的烦琐和冗长。这样,对于“亦即”、“就是说”、“换言之”等,诸如此类的解释或说明性语 句,应尽力避免。 其二,删掉可有可无的字、词、句、段。公文初稿写完后,要反复检查,认真修改,重点应 在语言表达方面下些工夫,竭力将可有可无的字、词、句、段删去,毫不可惜。为此,要特别 注意:删掉这一字、词、句、段对公文内容有没有影响?会不会使人产生歧义?上下文义是 否仍然连贯、顺畅?等等,如无妨碍,则应大胆删削,以省减文字,缩短篇幅。 其

  三、淘汰层层“套话”

  既不要开头“戴帽”,也不能结尾“穿靴”。现行公文写作中, 。套话’屡禁不止,其表现有二:一是开头“戴帽”,如“在中央文件精神指引下,在上级党委、 政府的关怀下,在本单位领导的直接指挥下,经过全体干部和职工的共同努力……”;二是 结尾“穿靴”,如。让我们共同奋斗吧!”、“我们虽然取得了上述成绩,但距离领导要求还相 差很远”、等等。这两种倾向,只能导致文字表达上的空洞浮泛,而不具任何实际意义,均应 坚决剔除。

简短:公文写作的理想境界

  三、贵用“直笔”

  《国家行政机关公文处理办法》第二十五条第(二)项明确规定,草拟公文应当做到“直 述不曲”,这是由公文本身的性质所决定的。公文具有很强的政策性和指导性,因此在撰写时必须做到直言其事,只要能将有关内容准确清楚地予以表达即可,力戒拐弯抹角,含蓄隐 讳。多用概括性、陈述性的语言,少用或不用描写性、抒情性的语言。对事物或问题的情状 作过多铺陈或“渲染”,势必导致篇幅上的冗长杂乱,从而影响公文的质量及效用。

  四、适当运用缩略语

  缩略语是语句或语意的概括和浓缩,如能恰当使用,可使公文内容简洁精练,富于概括 性和表现力。以数概省略为例,“中国共产党要始终代表中国先进生产力的发展要求,始终 代表中国先进文化的前进方向,始终代表中国最广大人民的根本利益”缩略为“三个代 表”,很显然,后者精练概括,易于记忆,同时又能节省笔墨,缩减篇幅。

  五、要善于运用数字和图表说明问题

  在公文写作中,特别是在总结类文体的写作中,往往涉及对事物的特征、性状、本质等 的介绍,在这种情况下,如用文字表述,未免过于烦冗。倘能列举数字进行说明,则不仅能 使阅者对所述内容有较具体的了解,还可使行文简洁凝练,说服力强。图表说明也是如此, 它通常借助于插图、表格、照片等进行说明,能使公文内容集中概括,令人一目了然,可以代 替许多烦冗的文字叙述。

  

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