爱华网档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。它是人类智慧发展到一定阶段的物质结晶，具有重要的文化和教育作用。而“一切文化都是人类认识和改造自然、社会的实践经验的总结和物质形态的凝聚[1]。”因而档案也是一种文化，即档案文化。高校档案是高校在建设和发展等各项活动过程中形成的各种文字、图表、音像视频等不同形式存在的原始记录。它真实地记载着历代师生员工长期的教育实践活动和科学研究成果，涉及了高校的管理、教学、科研、思想政治教育等方方面面，是学校发展过程中的历史积淀，具有与生俱来的文化内涵和品质，同时还具备了真实性、凭证性、查考性和备忘性，能一次又一次地重现学校建设的全部历程和精神风貌，是高校文化传承和文明发展的重要组成部分，并发挥着不可替代的作用。它真实地是维护历史真实面貌、服务现实发展需要的重要信息资源。 一、高校档案的功能 1.高校工作中的重要性 “档案作为文化的积淀，又是衡量文明的标准，现代国家把档案保存的多少，与档案馆事业的发展作为衡量这个国家文明的发展的尺度，不是没有道理的[2]。”而高校档案是学校精神文明成果的真实体现，伴随着学校文化的发展而发展，它最真实可靠地记录了学校的发展与变迁，是承载着学校发展历史的主要标志[3]。 高校档案是以档案形式保存和传承了高校在长期的建设发展中所形成的教育思想、教育内容、教育方法和教育技术等，记载着历代师生员工奋斗的足迹、优良的传统和校风，是高校整体文化的基石，它真实地记载着高校的过去，真诚地预示着高校的未来。它不仅为高校体制改革、总结教学经验、评估教学质量、科学研究、科技成果的转化、管理育人、编史修志等各项工作任务起到直接服务的指导作用，而且为高校办学和增强办学实力提供重要的“财富”支持，并对高校的竞争能力有着持久的影响。如校史、校训等档案真实记载着高校发展的全过程，是高校宝贵的历史文化财富。它们可以使人们能了解到学校发展的历程、办学成就、科研成果、校友业绩和校训的形成历程，它能充分展现高校深厚的文化底蕴和办学传统，凝聚着该高校的优秀办学精神和理念。师生们通过查看高校档案或通过高校档案的宣传，能增强师生的荣誉感、责任感、使命感，教育工作者更加爱岗敬业，对大学生来说能磨练意志、陶冶情操、自我塑造、自我完善，特别是对于大学生世界观、人生观、价值观的形成和培养具有非常重要的作用。 高校档案记录了大量该校的教学、科研及党政管理等方方面面的信息，其中还包括前人的建议、经验总结等，通过查阅档案材料，既可以节省人力物力财力，少找弯路，也可以弥补听取汇报不够全面或了解基层情况不够的缺陷，做到全面掌握情况，达到科学决策的目的，提高本校的管理水平，更好地完成教学任务、推进各项改革、促进教育事业的发展，为社会输送新时代需要的人才。 2.高校档案传播的重要性 众所周知，文化的积淀必须通过人们世世代代的传播而继传下去，没有传播会造成文化的“死亡”，(如墨西哥的玛雅文化)[4]。文化除了通过报纸、杂志、图书、广播、电视、网络等媒介进行传播以外，还有一种重要的传播媒介就是档案。凭借档案的传播，历史得以重现，传统得以延续，知识得以继承，人类才能踏着前人的足迹，不断发展、不断进步。档案作为人活动的客观记录，是历史的连载，历史的记忆。如今人们对历史的了解，主要是通过文物、文书、史书，以及小说、电影等文献资料，而这些文献，大多是文书传播的结果。由于档案的残缺往往导致一段段历史的“死亡”，如神秘的墨西哥玛雅文化至今还是未解之谜，这不能不说是人类的遗憾。高校校史档案的编辑也是高校文化传播的重要形式，是高校形象的一次全描。它蕴藏了极其丰富的有用信息和知识财富，所以必须经过档案传播者的精心选择与整理才能使之系统化、有序化，以便于它更好地被传播利用。 校史档案的出版不仅能激发全校师生更加热爱高校、更加爱岗敬业，为高校的发展尽一份力，而且能塑造和宣传独特的高校形象，扩大该校在社会上的影响力和知名度，增强该校在教育市场的竞争力。因此，高校要加大档案开放的力度， 编纂出版档案史料，多途径地促进档案信息资料的流动、传播，向社会各方辐射档案的文化能量，发挥其档案传播功能，促进高校教育发展，推进社会的不断进步。 3.高校档案反映了校园文化的变迁 高校档案和校园文化是同属于社会文化范畴，二者在教育对象和教育目标上是一致的。高校档案在记录学校发展各项成果的同时，以不同的形式不断再现和延伸这些成果，相互渗透， 相互激活。从这一意义上高校档案是校园文化建设的宝贵资源。 文化变迁是指社会文化特质和文化模式发生转变，特别是结构性转变的过程。高校档案是连续的，通过对档案进行整理，可以展示出高校在各个时期的教育活动和发展历史，也就反映了校园文化的变迁。校园文化是以学生为主体，以校园为空间，以课外文体学术活动为主要内容，以校风、学风为引导，是学校全体师生在长期的办学过程中培育形成并共同遵守的最高目标、价值标准和行为规范。它反映了学校的办学宗旨和教育思想，是社会文化体系中最活跃、极具感染力和创新潜力的亚文化。随着高等教育的改革与发展，校园文化的内涵更为宽泛，其独有的时代性、互动性、渗透性、传承性、开放性特征，确立了其在高校育人中的特殊地位。 高校档案内容丰富，种类繁多，一脉相承，为我们研究校园文化变迁及变迁的规律提供了可能，校园文化变迁规律的认识对于指导新时代校园文化建设事业具有重要的意义。
高校档案是高校文化之源，高校档案文化建设对其他文化建设具有基础性的参照作用。因此，进一步明确和发挥高校档案的文化功能，对于我们努力保护和充分开发高校各类档案的文化资源，积极营造高层次的档案文化氛围，为弘扬校园文化和建设社会主义现代化文明服务具有积极的意义。 二、发挥高校档案功能，加强高校档案的开发利用 1.加强高校档案管理队伍的培训，提升档案工作者的素质 高校在配备档案管理队伍时，要注重性别、年龄、文化、专业结构层次的比例。采取定期与不定期的形式加强对档案人员业务指导和培训，定期组织业务学习，并与工作业绩一起进行考核。这样，不仅使他们能获得档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，而且能加深对档案工作重要性的认识，加强高校档案工作的责任感和使命感。 2. 加强高校档案馆（室）基础业务建设 档案工作规范化、标准化是实现高校档案管理现代化的重要中间环节。高校档案工作只有规范制度、标准系统，才能更好地主动参与到校园文化建设中去，才能使档案在校园文化建设中创造条件、发挥作用．高校档案管理人员，通过发通知、下基层、电话联系催交、举办培训班来增强院、系( 部) 教职工和兼职档案人员的档案意识。高校档案工作者要按照《高等学校档案管理规范》的标准，认真做好传统意义上的档案材料的整理编目、统计、鉴定及保管等工作，使馆（室）藏的每份文件、每张照片、每件光盘、每件实物都有相应的检索工具，能做到迅速快捷地调阅；其次是做好档案的保管保护工作，确保档案的完整安全；最后是不断提高档案管理的现代化水平，加强档案信息化、网络化建设，提高档案利用率，不断提升档案工作的文化服务形象。高校档案工作者还要根据高等学校的特色，广开收集渠道，通过接收、征集、个人捐赠等多种方式将体现学校历史渊源、教育特色、人文气息、校园文化、教学管理水平等有收藏利用价值的档案收集进馆（室）。着力构建反映高校文化特色的档案馆藏结构，为发挥高品位的文化功能储备丰富的档案信息资源。 高校还要加强档案知识的普及宣传，使广大师生能意识到学校档案工作的重要性和加强档案收藏的积极性，鼓励他们积极捐赠，使散落在个人手中的与学校相关的有意义的档案（如书画、优秀教案、回忆录、各种具有历史、科学、艺术纪念意义的实物档案等等）收藏进馆（室），使其作用发挥得更加淋漓尽致。 3. 提高高校档案信息资源的开发力度 高校档案馆（室）中藏有很多具有较高文化、科学价值的档案资料，其价值远远没有得到充分挖掘，造成文化资源的浪费。加强高校档案编研工作，不仅是高校管理和文化建设的需要，也是社会文化的需求。档案编研是档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。编研工作是充分开发利用高校档案信息资源的前提条件，通过档案的编研，档案才能被充分利用，才能服务于社会的发展。故高校档案工作者要积极整合、梳理档案资料，力求做到“由此及彼、由表及里、去粗取精、去伪存真”，强化档案编目工作， 建立各级各类档案目录中心， 开发各级档案馆（室）所蕴藏的文化资源，最终形成可行性、学术性强的档案信息，真正实现高校档案信息资源的开发利用。 当前，很多高校开始重视馆藏档案资料的编研工作，出版了大量高质量的档案文献，为学校的文化建设做出了重要贡献，同时充分向社会展示了高校档案所蕴涵的文化能量，进一步提升了学校的文化形象。 4. 促进高校档案的开放 高校档案记录着该校发展的历史过程，以其真实性、可靠性和直观性在宣传教育中具有独特的优势。故，高校档案馆(室)要加强对馆(室)藏信息的宣传，让广大师生们了解馆(室)藏信息以及知道查档的作用、途径和方法。同时举办陈列展览、做讲座或利用校园广播、校园网等来宣传档案工作的目的，使广大师生加深认识和了解档案和档案工作，增强利用档案的意识，培养他们自觉主动地利用档案信息的意识。如，在校园网上，设置专门网页，开设校园文化展、历届学子成就展及品牌专业展等来提升学校文化形象，使社会加深对该校的认识，扩大其知名度。它不仅仅是增进广大校友学子对母校的自豪感，同时也向全社会辐射高校文化能量。 总之，高校档案要在研究高校发展史、活跃高校文化生活、塑造高校社会形象、振奋师生精神风貌、提高大学生综合素质方面发挥其重要作用。作为高校档案工作者，我们必须认认真真贯彻科学发展观，踏踏实实进行档案文化建设，充分挖掘和发挥高校档案的功能，为高校的教育发展和社会的进步做出贡献。
