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对于一个装机容量几十万千瓦以上的火电企业，一年的煤耗一般都要上百万吨。这么大的数量，如果煤采购管理不到位，可能出现成千上万吨的偏差，对电企效益会产生不小的影响，因此对采购数量管理非常重要。
为了有效抓好电煤采购数量管理，有必要分析电煤从供应商到锅炉的流转过程。如图1所示，电煤的流转过程中，分为实物流、信息流和资金流。实物流是煤从供应商到电厂仓库，再从电厂仓库到电厂使用车间。在实物流流转过程中，会产生相应的信息流，其中，最重要的是三个：购买量、库存量和使用量。财务部门根据购买量向供应商进行决算、付款就产生相应的资金流。在整个电煤采购流转过程中，如果管理不到位，可能出现煤“丢失”或财务多决算等问题。对这个过程管理的根本是要保证实物流、信息流与财务流向吻合。
（1）对实物流的管理
对实物流进行有效管理非常重要，只有对实物流进行有效管理，才能清楚知道煤的实际购买量是多少、实际库存是多少、实际使用量是多少。对实物流的管理相对比较简单，实际购买量的管理主要通过过磅进行计量，库存量根据查看煤仓储量就能计算出来，使用量也只要通过过磅进行计量就能统计出来。虽然对实物流的管理比较简单，但是不少火电企业对这个工作的管理比较随意，没有委派专人定期抄记数量。要做到有效管理必须委派专人，定期进行现场抄记，而且购买量、库存量和使用量的抄记必须分开进行，不能由一个人全部完成，以方便通过验证购买量是否等于库存量加上使用量监督抄记数量是否准确。
（2）对信息流的管理
每次采购煤到货后，都会产生一个采购数量的信息，这个信息一般是由采购部门提供的，财务部根据这个数据量信息进行决算。我们可以把这个采购数量信息叫做名义购买量，对于名义购买量也要定期进行核对，核对办法主要通过核对名义购买量是否与抄记的实际购买量相吻合。
煤仓管理部门也要定期汇报煤的库存数量，这个库存数量可以叫做名义库存量，对于名义购买量也要定期进行核对，核对办法主要通过核对名义库存量是否与抄记的实际库存量相吻合。
发电生产部门要定期汇报煤耗数量，也就是煤的使用量，这个使用量可以叫做名义使用量，对于名义使用量也要定期进行核对，核对办法主要通过核对名义使用量是否与抄记的实际使用量相吻合。每年考核部门必须根据实际使用量考核生产部门，同时要核对名义使用量是否与实际使用量相吻合。
（3）对资金流的管理
财务部门根据名义购买量定期向煤炭供应商决算，为了保证决算的准确。财务部门有必要核对名义购买量是否与实际购买量相吻合，如果吻合进行结算，如果不吻合进行调查，寻找原因，保证决算的准确。
