第7节:会打电话接电话(2)



系列专题:《35岁前要掌握的66种基本能力》

  迅速准确地接听,不要让对方久等

  即使业务繁忙,听到电话铃声,也应准确迅速地拿起听筒,最好在三声之内接听。电话铃响一声大约3秒钟,若长时间无人接电话,或让对方久等是很不礼貌的,对方在等待时心里会十分急躁,从而对你的单位留下不好的印象。即便电话离自己很远,附近没有其他人时,听到电话铃声后,我们也应该用最快的速度拿起听筒,这样的态度是每个人都应该拥有的,这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声以后才拿起话筒,应该先向对方道歉,若电话响了许久,接起电话只是“喂”了一声,会令对方十分不满,给对方留下不好的印象。

 第7节:会打电话接电话(2)
  电话铃响时,如果自己正在与客人交谈,应先向客人打声招呼,然后再去接电话。如果发觉打来的电话不宜为外人所知,可以告诉对方“我身边有客人,一会儿我再给你回电话”。不要抛下客人,在电话中谈个没完,这样身边的客人会有被轻视的感觉。

  准备笔和纸,认真清楚地记录

  打电话的时候我们随时都有可能要记些什么,因此通话前要做好准备,无论是私人还是公务电话,尤其是后者,应该在电话机旁准备好一些物品:电话号码簿、电话记录本和记录用笔。不要总是在需要时才告诉对方“请等等,我去拿纸和笔。”这样既拖延了通话的时间,也是不礼貌的行为。

  随时牢记5W1H技巧。所谓5W1H是指:When(何时)、Who(何人)、Where(何地)、What(何事)、Why(为什么)和How(如何进行)。在工作中,这些资料都是十分重要的,对打电话、接电话具有相同的重要性。电话记录要求既简洁又完备,这就有赖于5W1H技巧。

  了解来电的目的,不要以为不是你的电话就与你无关

  上班时间打来的电话几乎都与工作有关,公司的每个电话都十分重要,不可敷衍,即使对方要找的人不在,也切忌只说“不在”就把电话挂了。接电话时也要尽可能地问清事由,避免误事。我们首先应了解对方来电的目的,即便自己无法处理,也应认真记录下来。委婉地探求对方来电的目的,不但可以不误事而且会赢得对方的好感。

  挂电话前的礼貌

  一般应当由打电话的一方提出结束交谈的要求,然后彼此客气地道别,说一声“再见”,再挂电话,不可只管自己讲完就挂断电话。通话完毕后,可以询问对方:“还有什么事吗?”或者“还有什么要吩咐吗?”这一类客套话,既是表示尊重对方,也是提醒对方,请对方先放下电话,再轻放下自己的电话。

  随着科学技术的发展和人们生活水平的提高,电话的普及率越来越高,人们离不开电话,每天要接、打大量的电话。看起来接、打电话很容易,认为对着话筒同对方交谈和当面交谈一样简单,其实不然,接、打电话大有讲究,可以说是一门学问、一门艺术,把这门学问学好对你的成功很有帮助。  

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