爱华网系列专题：《不让你的下属打瞌睡：会议组织规范与技巧》
5?印制会议秘密文件、资料，必须按章登记入册、发放、保管。 6?要切实加强会议的安全管理。 （四）企业会议保密制度 1?根据会议的保密程度，确定参加会议人员，不得随意扩大范围，并采取相应保密措施。 2?与会人员不准擅自以任何方式记录或泄露会议的保密内容。 3?会议翻印、复制涉密文件，必须按照保密规定履行审批手续。 4?会议涉密文件要标明密级，统一编号，登记分发，不得代转，不得擅自扩大分发范围。
5?会后应收回的文件，必须及时、全部收回，并妥善处理。 第五章会议质量管理 第五章 会议质量管理 会议质量是指会议成效的高低。会议质量管理是指围绕提高会议质量这一目标，运用各种方法与手段，对会议活动整个过程进行优化管理的行为。 第一节会议质量管理规则[1] 一、功能优化 会议组织管理活动在所有工作环节上，必须体现出优化的要求，做好如下几个工作： 第一，会议的方式必须是优化的结果，即会议所采用的方式，必须是在能够达到会议目标的所有方式中的最佳方式。 第二，参加会议的人员必须是优化的结果。参加会议的人员，既要符合合法性，又要符合合理性，使参加会议的人员体现出最佳构成。 第三，会议议题的确定必须是优化的结果，即在每一个会议召开之前，会务工作人员要根据会议的职权，根据会议各个议题的轻重缓急和会议领导者的安排，对计划提交会议的议题，进行必要的梳理和优化。 第四，会议决策的形成也必须是优化的结果。为达到对会议决策方案的优化，这就要求会议对任何一个决策结果的最终形成，要提供多个预选方案，以便进行比较、优化和抉择。这样，会议上决策的质量才能有保证。 二、讲究效率 会议组织管理活动，必须以最小的人力、物力和时间投入，取得最大的效益。一个会议的效率如何，不仅决定着会议的进行过程、节奏和直接成果，更重要的是还决定着今后对会议决定事项的落实和会议的效果。 三、人员互补 按照会议人员互补的规则，与会者最好是由不同专业、不同年龄、不同性格和不同智能类型的人员所组成。这样，在会议进行的过程中，与会者可以在各个方面互相补充。 四、责权一致 责权一致，是管理工作的一个重要规则，也是会议组织管理的一个重要规则。这个规则的核心是：不要开那种有责无权的会议。若责权脱节，会议只有任务，没有保证使这些任务得到落实的权力，那么，与会者要想完成会议的任务，也就只是一句空话。 五、准备充分 会议活动是一个由众多人员参加的动态过程，会议的充分准备规则，不是仅指会议准备工作的某一部分，而是指会议组织管理的全面工作，包括会议议题和出席人员的确定，会议文书和会议辅助性材料的准备，会议的各项服务和应变措施等。 只有在与会议活动有关的各项准备工作充分完成之后，才可召开会议。如果只有准备而不充分，或大部分充分，而有小部分不充分，以及对某一个方面的会务工作有把握，但在整体上对会议的成功召开又没把握。所有这些都属于会务准备工作不充分，在这种情况下，均不可轻易地召开会议。"把一切问题都尽可能地解决在会议召开之前。"这是每一个会议领导者和会议组织者都应牢记的一句话。 六、民主集中 会议活动过程中，必须始终贯彻民主与集中相结合的规则。民主与集中相结合是会议活动顺利进行和取得成果的重要保证，也是会议领导者的思想修养、领导艺术和掌握会议技巧的集中体现。 七、以诚待人 与会者（特别是会议领导者和其他与会者之间）应在互相信任的前提下，商讨问题。第一，在会议活动中，会议领导者对其他与会者，应该努力做到"疑人不用，用人不疑"；第二，与会者之间应以相互之间的信任，来处理会议活动当中的一切问题。只有做到以诚信待人，会议领导者才能做到努力启发和尊重与会者的意见；与会者也只有感到自己被充分信任了，才会树立起明确的参与意识，并积极地去思考问题，发表意见。
