爱华网月底的总结会又要召开了。 孙叉叉坐在电脑前，盯着空白屏幕，焦虑地抓耳挠腮。他的汇报文件上还是空白，不是不会写，而是实在没有内容可写。这个月，虽然自己忙得少有停歇的时候，但没有完成一件重要的事情，也没有取得有价值的成果。他闭上眼睛就能想象到自己站在讲台上，接受上司和同事考问时无地自容的情形。 为了避免遭受想象中的无情折磨，孙叉叉硬着头皮，敲开了尹总办公室的门。 孙叉叉坦诚地说：“尹总，这个月我没能完成既定任务，取得的成绩也寥寥无几。我竭尽全力，结果却是这样，我不知道该怎么办？” 尹总放下手头工作，意识到有必要与孙叉叉深谈一次了，他说：“小孙，你先坐，别着急，我沏一壶茶，咱们边喝边聊。” 尹总不紧不慢地拿出杯具，泡起了功夫茶。他说：“你的努力，公司都看在眼里，结果不尽如人意，只是因为方法不得当而已，我们一起找出正确的方法，然后坚持正确的方法去做事，结果必然会改善。” 尹总把泡好的茶水倒进一只精巧的小杯里，递到孙叉叉面前，说：“你尝尝这茶的味道。” 孙叉叉小酌一口，说：“很香，是上好的大红袍。” 尹总也给自己倒上一杯，继续说：“每个人取得的成果，跟我们的效率是息息相关的，有的人效率高，取得的成果就多；而有的人效率低，成果也就相应的少。” 孙叉叉不解地问：“可是，尹总，我自己一直很注重效率，每件事都尽可能快地去完成，也很少有拖延的行为，我觉得自己的效率还是挺高的。” 尹总反问：“你认为，效率就是做事的速度快，是吗？” 孙叉叉说：“是啊，越快就越有效率。” 尹总说：“大多数人和你有一样的看法，不过，这个理解实在是不全面。你现在所面临的问题，正是因为你对效率的这种不全面的理解。” 提到“效率”，人们大多想到的是“加快速度”、“节约时间”、“做完更多事”这样的关键短语。在他们看来，花最少的时间把事情做完就是高效率。 基于这样的认识，他们想方设法提升行动速度。他们猛踩油门，赶在绿灯消失前的最后一瞬间穿过马路，把危险抛在脑后；他们使劲挤上公交车，把素质踩在脚下；他们三下五除二地干掉午饭，把健康忘得一干二净；他们牺牲本该陪伴家人的周末，一再压缩休息的时间……他们以为这样做就能提高效率。 即便有一根魔棒，轻轻一挥，就能让人的行动速度奇迹般地提高一倍，一天的工作量只要半天就能完成。在短时间内，这样的变化绝对令人兴奋，因为能够很明显地见识到速度和工作结果的倍增。不过，随着时间的流逝，很快就会发现自己的生活和工作并没有改善，依然有做不完的事情排队等着我们去处理，我们依然忙碌不堪，而且由于工作量的增加，反而比以前更劳累了。 单纯地提升行动速度，增加工作量，绝不是提升效率的有效途径。 有一个小故事，能够说明其中的道理。故事的大意是这样的——有一个画家，每天得画五六张画才能勉强糊口，因为他的画卖不上高价钱，所以不得不靠多卖画来挣钱；而另一位画家一年只画一张，但这张画绝对是精品，即便售价高昂，买的人也争先恐后，所以，他挣的钱要多得多。
这个故事告诉我们，提升效率，绝不是“节省时间以便做更多事情”这么简单。因为决定效率的因素不仅仅是“完成工作所花费的时间”，还有“成果的价值”。成果廉价，即便完成工作所花费的时间再少，效率也是不高的。 成效卓著的人总是把注意力聚焦在更有价值的事情上，以便创造价值最大的成果，而不是一味地增加工作量。 在生活和工作中，绝大多数人扮演着救火队员的角色，只有等到“事情或者问题不得不去解决”的时候，才付诸行动。也就是说，人们通常把时间花在了紧急的事情上，比如：接待不速之客，接听铃声不断的电话，处理安全事故，在会议即将开始的时候准备材料和发言稿，收到催款通知单后才匆匆赶往银行……这样做的坏处是——我们不得不在时间仓促的情况下草草把事情干完，往往不得不降低质量标准；做事的心情也不是从容和淡定的，而是紧张、压力重重；我们的脚步总赶不上变化的速度，问题总接连不断地出现，让我们疲于忙碌。总之，这样的做法糟糕透了。 与此截然相反，另外一群令人羡慕的人，他们把生活和工作安排得如行云流水般从容不迫，看上去，他们优哉游哉，简直像神仙！不过，要是以为他们偷懒，没什么事可做，那就大错特错了。他们绩效卓著，成果斐然。 于是，忙碌却收效寥寥的人们不免疑惑地问：“你们是怎么做到的？” 卓有成效者的回答一如既往的淡定：“其实，也没刻意做什么啊，只是把应该做的事情提前做了。” 与通常花时间处理紧急事情的人相比，他们把更多的注意力聚焦在重要的事情上，所以能够按照既定的计划，在最后期限来临之前把事情妥善解决好。 现在，我们必须探讨一个重要的问题了——哪些事情才是重要的事情？ 很显然，那些事情到了“不得不做”的地步，无疑是万分紧急的；一旦无法在有效期限内完成，就会有所损失。可是有些事情，今天不做，明天不做，后天不做，似乎也不会马上就出现负面的影响。这个月没有增进自身能力，不会因此就被公司“炒鱿鱼”；这个季度没有坚持有氧运动，也不会立刻就疾病缠身；这个月没有与上司和下属就工作的目标进行沟通，团队也不会一下子就陷入混乱；今年不图谋新的发展，明年的事业也不太可能就停滞不前……总之，与紧急的事情比起来，这些事情看上去似乎后果并不严重。 判断事情是否重要的依据，绝非“不做这件事情会不会立刻有所损失”，而是与目标的关联程度。 与目标息息相关的事情，就是重要的事情；而与目标毫无关联的事情，即使万分紧急，也是不重要的事情。天晓得不速之客会跟你唠叨什么破事儿，那些不得不出席的冗长会议又能带来什么有价值的信息？这些事情虽然万分火急，却完全不重要，因为它们与目标的实现没有关系。 当我们转变生活和工作的方式，把大部分时间用在重要而非紧急的事情上，就会成为令人羡煞的神仙。 具体的做法其实很简单——先设定目标，然后罗列出所有与实现目标相关的事情，再根据关联度的高低进行排序，与实现目标关联度越高的事情排得越靠前，以此形成一份行动清单，之后，严格地照单办事就行了。
