第33节:用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方法(2)



系列专题:《超高工作效率手册:“A4纸”工作法》

  因此,我推荐大家事先将报告格式准备好,然后将报告简单总结到一张A4纸上。这就是"出差报告表单"。

  写出差报告的要点有三。一是明确出差的目的。总之,要让上司在看这份报告的时候,能够瞬间了解"那个家伙去了哪里,做了什么"。

  二是根据出差的目的,简要记录出差的成果、意义。例如,如附表所示,假设某人以"调查纽约的最新营业情况,以作为公司制定战略计划的参考"为目的,拜访了四个公司。调查结果一栏则要简短地记录上"拜访A公司,经确认,其营业额比去年增长了20%"、"拜访B公司并参观了店铺,发现这里多是年轻人",详细内容则以"参见附页报告"的形式,日后(疲劳得到缓解,头脑反应灵活的时候再写)再提交上去。

  另外一个要点便是与事实报告分开,记录下自己的感想。这是因为,如果能将在出差地点取得的成果、感想简要总结出来,上司看了这份报告,也会认为"这个家伙是有收获的。他是带着相应的问题意识回来的",从而对你做出一个加分的评价。

  最后一点是要事先指出重要的地方,以及事先将能填的空填好。这样一来,要做的事不但条理清楚,还不会有遗漏。如果能事先在事项栏等地方记录上"拜访A公司的目的是确认其销售额与上一年相比的增长幅度"、"拜访B公司的店铺是为了确认其服务对象的年龄层",只要稍微修改一下,填上数字就可以了,因此,也能让写报告变得轻松一些。报告起着计划书的作用,所以要避免犯下在出差地漏掉了某件事的愚蠢错误。

  出差报告表单

 第33节:用一张A4纸掌握写作能力、说话能力、学习方法(2)
  题目 纽约最新营业情况调查

  拟制日2007年5月29日

  纽约出差报告

  目的 调查优越的最新营业情况,以作为公司指定战略计划的参考。

  时间 2007年5月29日~6月1日

  报告人 服务企划部 大林

  同行人 服务企划部 中山科长、大林

  日期 事 项

  5月29日 拜访A公司,经确认,其营业额比去年增长了20%。(参见详细报告1)

  5月30日 拜访B公司店铺,经确认,那里多是年轻人。(参见详细报告2)  

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