第6节:用‘一张A4纸‘充实你的职业生涯(1)



系列专题:《超高工作效率手册:“A4纸”工作法》

  第1章

  用"一张A4纸"充实你的职业生涯

  --时间&工作的管理法

  日程管理表单

  (每月、每周)

  时间损耗划分表单

  先后顺序划分表单

  让人安心入睡的二分法表单

  日程管理表单(每月、每周)

  将每月、每周的日程整理到一张A4纸上

  对于商务人士来说,日程笔记是不可或缺的东西。你的笔记上也记满了"某月某日上午10点,与A公司的A社长会谈"、"某月某日下午两点~三点,销售会议"、"某月某日下午两点,B公司的B来公司拜访"之类的事情吧。

  如果事情都能够按计划进行,大家就不会觉得苦恼了。但是,能够按计划进行的概率大约为6成左右。可以说剩下的4成会由于对方的原因或出现突发事件而不得不改期,如"由于A公司社长时间安排不开,会谈延期了"、"销售会议时间延长,直到傍晚五点才结束"等。

  而且,如果仅注意每天的日程安排,就会忘记留意每月、每周应该做的事情,有时甚至可能出现大的纰漏。

  因此,我推荐大家使用一张A4纸的"日程管理表单"。这张表分为(每月)表和(每周)表。

  我首先来介绍(每月)表的要点,我们首先从记录二~三个月跨度的工作目标开始做起。这个时候,目标要以名词性词语结句。这样,我们就可以对应该做什么有印象了。如果用文章的形式记录目标,总是会使目标变得有些模糊,而且很有可能导致目标无法实现,或是时间延迟。比如:

  "五月下旬 ‘新产品的宣传活动‘"

 第6节:用‘一张A4纸‘充实你的职业生涯(1)
  "在此之前 ‘新产品的说明书‘"

  然后,我们要思考一下"为了完成这个目标,以周为单位必须要做的事情",并将其作为每周目标记录到A4纸上。

  为了能在五月的下旬开展新产品的宣传活动,必须在四月中旬之前确定好预算,并将内容归纳总结一下。也就是说,要在三月下旬之前总结出计划书,在本部长会议上提出来,并得到批准。

  为此,需要对同行业其他公司的动向进行调查。三月的第一周调查A公司,第二周调查B公司,如果有时间,C公司也调查一下。这样一来,就可以试着将自己公司的产品有别于其他公司的产品。

  在五月下旬之前必须制作完成的新产品说明书也是一样,我们如果能以周为单位细分工作步骤,这种情况下"应该做的事情"就同样清楚明了了。

  为了能在五月下旬之前完成新产品的说明书,必须在四月下旬之前制作好设计方案和拷贝件。因此,需要在三月下旬之前做好最终稿(设计样本)。

  这样一来,就不会稀里糊涂了。三月的第一周与设计师和摄影师碰面,在第二周完成摄影,第三周如果不委托设计师完成最终稿的制作……

  将以上内容作为每周目标记录到A4纸上。

  我们首先要在日程管理表单上写上最终目标。接着写每月目标。然后再详细地写出每周目标。而且,每个每周上要标注日期。在每周目标中,考虑好是否需要先做某件事,确定好每个每周目标的日期顺序是很重要。

  而且,如果是由自己负责,则写上自己,如果是需要委托某人做的事情,则写上相应的人名。而且,我们要在现状一栏记录上每周例行会议(后述)上的实际情况。结束了的事情则记录上"结束",已经委托某人办理的事情则记录上"已委托"。  

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