观察与思考杂志 《用流程解放管理者》 第一章 戴着“流程眼镜”的观察与思考 



    看到太多企业会议杂乱、效率低下,实在令人心痛。相当多的企业,其会议的效率正好与开会时间成反比,即会议时间越长效率越低。本来三言两语、讲清要求或注意事项就能结束的会议,也有人能天马行空地扯上两小时。本来三分钟就能讲清楚的内容,他也可以侃上半小时。说者信口开河,听者心猿意马。会议效率之低到了企业员工“听说开会就头疼”的地步。

如何改变这种状况呢?我还是那句老话:加强会议管理,所有例会制订会议流程,确定开会主题、准备时间、发言顺序,要求开门见山、直奔主题、要言不烦。开会时,主持者对节外生枝、“满嘴跑火车”的发言者立即叫停。会议记录者记录每个人的发言时间。除此之外,企业还要建立会议效果跟踪制度。不能会是开了,话是讲了,会上要求的事项做不做,就靠自觉了。如果没有会议效果跟踪,那么开会就有可能演变为集体无意识的“怠工”行为——“我在开会”正好成了某些人推缷工作责任的借口。

如果不能确定开会结束时间,而内容又需要集思广益的,就应该选择下班时间召开,并提前告知会议议题。需要头脑风暴的议题就属此类。

如果对企业会议不加管理,就可能导致会议成灾——会议正好变成了管理者推缷责任的借口,变成了涣散员工斗志的推手。本来开会是以布置工作、推动工作、解决问题为目的的。如果布置的工作没有讲清楚、推动的事项没有说明白,应该解决的问题没有解决,这不仅浪费了与会者的时间,而且严重挫伤了与会者的信心。久而久之,开会就成了员工的负担。

 观察与思考杂志 《用流程解放管理者》 第一章 戴着“流程眼镜”的观察与思考 

要知道,企业是经济组织,是以赢利为目的的。时间都是有成本的。工作都是每一位员工分分秒秒做出来的。你在上班时间开会占用时间长了,员工工作的时间自然就少了。不能推动工作开展或提高工作效率的会议,对员工而言,就是灾难。

如何把控会议时间呢?就我个人的经验来看,凡是全体员工参与的工作推动会议,如新制度宣传、新方案试行、新流程说明、严重违纪事情的处理通报等,通常不宜超过半小时。当然,带有娱乐性质的全年总结大会则另当别论。各小组或办公室例会(如晨会、晚会),通常不宜超过五分钟。跨部门的晨会也以一刻钟为宜。部门周会也以半小时最多不超过一小时为宜。题目所言“大会半小时、例会五分钟”是从最短时间上讲的,仅供参考,具体到各个企业,还得因企业而异。总的原则就是会议言之有物,能够帮助或推动工作更好进行。

为什么这样呢?凡事都有例外。会议效果好不好,与会议的组织、会议的准备,当然也包括会议参与人员的素质、参与人员利益相关程度等诸多因素有关。即使再简短的会议,如果主持者讲话不着边际、言之无物,一样不会有效果。会议时间长,主持者、发言者都作了精心准备,讲话内容又与参会者利益高度相关,即使时间长,也能收到理想的效果。

把例会梳理成流程图,开会就按流程走,是节省开会时间的有效方法。实施流程管理的企业不妨一试。

 

  

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