爱华网系列专题：《不让你的下属打瞌睡：会议组织规范与技巧》
会议结束后，会议主持人应该诚恳地向有关人员征求意见："我的主持水平怎么样？""哪些议题的讨论进行得比较顺利？为什么？""哪些部分的安排有问题？为什么？""下次会议上，应如何改进？" 这是会议主持人要思考的最基本的问题。会议主持人应该对会议过程中顺利和有问题的地方有深刻的印象。花一些时间，对这些地方深入地思考，总结经验教训，对提高自己的主持会议水平，是大有益处的。 （二）专业人士的评估 一个训练有素的会议质量评估专业人士，由于他对会议质量与成效的要素、客观评估会议质量与成效的技巧都比较熟悉，因此，由这种专业人才进行会议质量评估，能得到比较好的会议质量评估结果。不过，要找到这种专业人才是不容易的，而且要支付一定的会议质量评估费用。 会议结束之后，会议质量评估专业人士可以将他观察到的会议组织管理工作状况与其他事情，向全体会务人员和与会者报告，并邀请他们共同讨论，如何改进下一次的会议组织管理工作；会议质量评估专业人士也可以私下与会议主持人交换看法，并讨论需要改进的地方。 （三）与会者的评估 与会者是评估会议质量与成效的最佳人选。他们对于会议本身、会议中发生的事情以及会议主持人的表现，都有所感受与反应。会议中的公开讨论，通常是得到与会者反馈信息的最佳方式。 除此之外，会务工作人员与社会公众对会议质量的评估，也是不可忽视的。 三、会议质量评估的内容 （一）会前成效评估 会前筹备工作质量与成效评估的主要内容有： 1?会议目标是否明确？ 2?会议筹备计划方案是否科学、合理、实用？ 3?会议议程是否合理？每一项议题的时间分配是否适中？ 4?与会者人选是否得当？数量是否合适？ 5?会议时间选择是否得当？ 6?开会通知的发放是否得当？开会通知的内容是否详尽？ 7?会议地点选择是否得当？ 8?会议场所的布置是否得当？ 9?会议场地设备是否欠佳？ 10?会议代表接站与报到工作的组织是否科学而有序？ 11?与会者是否做好了充分准备？ 12?会议的会期长短是否得当？ （二）会中成效评估 会中组织管理工作质量与成效评估的主要内容有： 1?与会者在会中的交往是否正常？ 2?外界对会议场所与会议代表住宿的干扰程度如何？ 3?与会者在会议发言中是否离题？ 4?会议主持人是否能科学地控制会场？ 5?会议文件与资料数量是否适中？会议记录是否详细与周全？ 6?是否有少数人垄断会议的现象出现？ 7?与会者对会议议题是否关心？会议期间外出办私事的人多不多？ 8?与会者是否敢于发表自己的见解？ 9?与会者之间的争论是否有攻击性？ 10?与会者与会议主席的争论是否有利于会议预定目标的实现？ 11?与会者的发言是否超时？ 12?会议场所中的视听设备是否能正常运转与使用？ 13?会议的交通与通信是否畅通？ 14?会议代表在会议期间的文体活动、参观游览活动安排是否得当？ 15?会议保卫工作是否实现了预定目标？有无出现安全事故？ 16?会议是否能按时结束？ 17?会议代表的食宿是否安排妥当？是否出现伤亡与食物中毒事故？ 18?会议主持人是否能科学而周详地总结会议取得的成果？ （三）会后成效评估 会议善后工作质量与成效评估的主要内容有： 1?会议代表离场工作的组织是否科学而有序？ 2?为代表送行工作是否热情、周到？ 3?清理会议场所是否及时与彻底？会议期间借用的物品是否及时归还与结账？ 4?会议记录的整理是否及时与周详？ 5?会议决定或纪要的下发是否及时与得当？ 6?会议文件的整理与归档是否完整有序？ 7?会议精神的传达是否及时？ 8?会议的新闻报道是否及时而有效？ 9?会议保密工作做得如何？ 10?对会议议决事项的督办是否得力？ 11?会议开支的决算是否能按规定进行？ 12?会议成效评估是否得当？ 13?会议总结是否得当？ 四、会议质量评估的时机 对一个会议进行会议质量评估的最佳时机，是在该会议刚刚结束的时候。对于一个小型会议来说，这比较好做到，待会议工作全部结束时，进行会议质量评估就是了。大型会议的质量评估应分阶段、分活动进行，在会议进行到一定阶段，大会结束或某个分会、活动结束后，立即对刚刚过去的事件进行质量评估。这样，大型会议的质量评估工作就可以做得比较全面了。 五、会议质量评估方法 （一）调查问卷 会议质量评估最常用的有效方法是调查问卷。会议质量评估调查问卷的设计者把要评估的各方面的问题列举出来，每个问题后面给出几个评价性的术语，会议质量评估者只要从中选择一个或几个打"?"，最后写上几句评价意见或评论语就可以了。它对于会议质量评估者来说，简单易行，只需花很少的时间就能完成，因而受到有关人员的欢迎。会议质量评估调查问卷可以通过如下几种方式发送与回收： 1?现场手工填写。 即会议质量评估组织者把会议质量评估调查问卷用纸张印刷出来，在适当的时候发给会议质量评估者，请他们现场手工填写后，及时收回。 2?现场电脑填写。 即会议质量评估组织者把会议质量评估调查问卷放置特定的电脑中，请会议质量评估者在电脑上现场填写。待所有会议质量评估者填写完毕后，电脑即可统计出会议质量评估调查问卷中量化部分的数据。 3?会后电脑填写。 会议结束后，会议质量评估组织者把会议质量评估调查问卷发到会议质量评估者的电子邮箱中，请会议质量评估者在规定的时间内填写后，再通过电子邮件发给会议质量评估组织者，会议质量评估组织者收集后，再进行处理。 （二）面谈访问 在会议结束后，有关部门的人员邀请部分调查对象集中或者分别面谈，征求他们对会议组织管理工作质量的意见，听取他们对会议组织管理工作质量的评价。经过综合整理后，形成会议质量评估报告或作为会议质量评估报告的一部分。这种方法适用于对会议质量进行定性评估。 （三）电话调查 在会议结束后，有关部门的人员打电话给调查对象，征求他们对会议组织管理工作质量的意见，听取他们对会议组织管理工作质量的评价。经过综合整理后，形成会议质量评估报告或作为会议质量评估报告的一部分。这种方法只能用于对会议质量进行定性评估。
（四）现场观察 在会议现场或会议期间组织的各个活动过程中，派出人员观察会务工作人员的表现情况，观察与会者参加会议期间的各种反应或表现，从而对会议成效与质量作出评估。 （五）述职报告 在会议结束后，会议领导者要求每个会务工作人员，对自己在会议过程中所做的工作作出述职报告。经过有关人员的综合整理，就可以从一个侧面了解会议组织管理的成效，从而对会议质量作出有效评估。
