爱华网第二章 充分的会前准备
阅读本章，您将能够：
1.了解会议的成本情况；
2.知道什么样的会议必须召开；
3.知道会议召开前需要做哪些准备工作。
一、你需要开会吗？
你真的需要开会吗？——无论是你决定自己发起会议，还是即将参加别人组织的会议，在做出决定之前，务必认真思考这一问题。要知道，一旦参与会议，你很可能付出大把的时间，而且无法确保这些付出是值得的。除了开会，你也许还可以通过其他有效的方式来解决问题。
高昂的会议成本
一小时的会议，如果参与者是十个人，那么，这场会议的时间成本起码是十小时。这种算法还没有囊括下发通知、会场准备、会后清理等工作所耗费的时间。会议规模越大，时间成本就越高，尤其是上百人一起出席的大型会议，其时间成本更是高昂！然而，很多会议发起者并没有看到这一点。
另外，会议所需的硬件设施也是一笔费用。路途遥远的人，还要加上抵达会议地点所需要的时间、交通、住宿等成本。最后还有“机会成本”，即这些与会者若不出席会议，他们能做些什么，为他们的公司创造多少价值？召集会议之前，必须考虑所有这些成本。
具体而言，会议的成本分为时间成本、直接成本和效率损失三种：
1.时间成本。
任何会议最大的成本通常是与会者的时间——从阅读议程，准备材料，到出席会议。如果与会者还需长途旅行，这个时间也必须计算在内。时间成本的计算方式为：会议时间成本=参加会议的人数×（与会者的准备时间+与会者的交通时间+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间）。
为了更加直观地体现出高昂的会议成本，我们还可以将时间成本换算为金钱成本。换算方式为：会议金钱成本=会议时间成本×与会人员平均每小时的薪水。
经过计算，你或许被惊呆了——一场会议的金钱成本竟然如此之高！然而事实就是如此。
2.直接成本。
直接成本是指为了支撑会议顺利进行而花费的金钱、物资等成本，其计算方式为：直接成本=会议场地租用费+会议设备租用费（损耗、折旧费）+与会者差旅、食宿费+会议资料费。
3.隐性成本。
隐性成本是指召开会议所导致的效率损失的成本。具体包括以下三个方面：第一，不能及时地解决自己管辖范围内的紧急事件；第二，不能及时获知客户信息而丢失一笔业务；第三，不能及时处理客户投诉而致使客户流失。
寻求其他途径
身为管理者，你有必要慎重地决定是否采取会议的形式解决问题，换而言之，你绝不能随意地说“还是开个会商量一下吧”。在做出开会的决定之前，先冷静地思考一下——问题是否还有其他更便捷、低成本的解决之道？例如：群发电子邮件；下发书面通知；单独逐个沟通；电话交流；视频会议；利用支持多人聊天的软件召开网络会议；等等。
前通用电器总裁杰克·韦尔奇喜欢使用非正式的沟通方式——他与下属在饮水机旁的几分钟对话，解决的却是一个不小的问题；他与员工在走廊上的简单谈话，却帮助员工铲除了工作上的难题；工作午餐更是值得充分利用的时间，人们在就餐的轻松气氛下，更加坦诚地交换意见，更易于接受别人的看法。韦尔奇告诫我们：并不是大家正襟危坐在会议室就意味着在解决问题，除了开会，还有很多种轻松解决问题的途径。
对于别人组织、需要你出席的会议，同样需要仔细甄别参与的必要性。根据以往的经验，你一定深知，绝大多数会议并没有出席的必要，只需要阅读一下会议记录就足够了；或者委派助理、秘书参加会议，然后请他们向你反馈会议信息。然而在现实中，拒绝参加会议需要极大的勇气和决心，简单的一个“不”字，却难倒了几乎所有人。拒绝出席会议常被别人视为另类和高傲，虽然人们明知并无与会的必要，却碍于情面而不得不忍受无效会议所带来的痛苦。无论如何，管理者还是应当尽可能地减少出席无价值的会议，将宝贵的时间用在更重要的事情上。
对于例行会议，也就是组织规定定期召开的会议，例如年度全员大会、月分析会、周例会、每日晨会、每日总结会等。这些会议定期召开，主持人常常要说“大家看看，今天我们讨论什么”；或者按照约定俗成的程序展开会议。绝大多数情况下，人们对这些缺乏新意和实质内容的例会抱着应付的态度，这些例会常常流于形式，没有发挥真正的作用，仅仅是一种工作惯例。我的建议是应当尽可能地减少此类会议的密度，“每日”、“每周”这样的字眼最好不要出现在会议前。弗塞斯[1]说：“我想斗胆倡导和建议禁止任何与诸如‘每周’这样字眼有关的例会。”他在《开好会议》的书中提供了一个不错的方法——根据业务的旺季和淡季来调节例会的密度。为了应付旺季繁多的工作事项，增加召开例会的次数理所当然；而淡季则完全没有必要维持高密度的例会。总是，就像古时的皇帝早朝一样，“有事启奏，无事退朝”，开会是为了达成特定的目的，而不是为了完成任务、走形式。
【小贴士】
取代会议的其他途径
一般而言，会议具有提供信息、收集信息、解决问题、宣传政策、教育会议的五大功能。让我们探索一下不用开会，却照样可以发挥会议功能的各种途径。
1.提供信息
我们可凭便条、备忘录、书面报告、打电话、发短信、借助网络聊天工具等方式从事信息的交流。这样做，显然要比开会更加经济划算。但是，人们对书面文字信息有时不一定看，即使看了也不一定能完全理解。从这个意义来说，开会要胜于其他信息提供的方式。在会议中，信息提供者不但能当面澄清与会者的疑问，而且可借助视听器材，增进与会者对信息的了解与兴趣。
2.收集信息
召集能够提供信息的人开会，是收集信息的一种有效方法。除此之外，你也可以请求信息提供者用书面的方式将信息传递给你。如果有必要让其他的人了解这种信息，你也可将它复印然后分发出去。另外，你还可以通过个别约见有关人士，当面向他们收集信息，这样做效果极佳。
3.解决问题
当管理者面临问题时，他可以亲自解决，也可以授权给他人代为解决，而不需付诸于会议。但若问题并不紧迫，而且管理者希望集思广益，寻找出最佳解决方案，最好是能邀请部属开会解决。
4.宣传政策
管理者要将政策传达给下属，他可以采取三种途径：第一、书面宣传；第二、面对面个别宣传；第三、开会公开宣传。书面宣传成本较低、操作方便；个别宣传则更有说服力，管理者可以根据每位员工的特点来调整宣传方式。开会宣传相当于一对多沟通，为管理者减少了沟通成本。
5.教育会议
组织除了召开会议为成员实施教育会议之外，还可以采取以下五种措施：
(1)指定员工阅读书刊；
(2)要求参加函授课程；
(3)主管或其他有训练专长的人，为员工进行在职辅导；
(4)派遣员工学习外界训练课程；
(5)以“企校联合”方式，派遣员工到教育机构进修。
不得不开的会议
虽然会议的成本高昂，但还是有很多不得不开的会议。如何准确地判断哪些会议必须召开？——这是一位合格的会议管理者首先需要具备的能力。
管理大师德鲁克告诫我们，做正确的事比正确地做事更重要。所谓做正确的事，就是将有限的时间用在值得我们去做的事情。最大的浪费莫过于花费了巨大的时间和精力去做一件根本不需要做的事情。因此，高效率会议的第一步就是确定是否真的有必要开会，把那些不符合开会条件的“会议”筛选出去，从一开始就减少做错事的机会。
如果你是唯一可以做决策的人，那么不要浪费自己和别人的时间去召开耗时长久的会议，他人的参与只会让问题变得更糟，既不利于解决问题，又容易令自己陷入尴尬境地，因为决策既然只能由你做出，就无需聚集他人集体讨论，结果你又要推翻他人的意见。
一般而言，不得不开的会议符合以下特征：
●需要团队成员就某个问题提出他们的建议；
●需要发挥团队成员的集体智慧来解决一个仅通过一对一的交流无法解决的问题；
●需要与整个团队一起分享信息、成功、忧难；
●需要团队成员参与决策；
●需要明确由谁来对所出现的问题、所造成的麻烦或者所涉及的领域负责；
●需要集思广益。
【小贴士】
会议的目的与类型
二、充分的准备是成功的一半
没有充分的会前准备就没有必要召开会议。对一个人而言，无论做任何事，如果事前没有做好充分的准备，那么等待他的必然是失败。成功的会议需要经过深思熟虑和精心准备。
●赵小姐是某公司总经理助理。在即将召开的跨国公司技术交流大会前，由于时间紧迫，赵小姐来不及核实与会者人数，于是就按照自己的估计先把人数确定了下来。结果，在会议签到的时候，发现与会者人数大大超过了原先的估算，于是不得不临时更换会议室，影响了会议的准时召开。
在会议召开期间，需要用到一些重要资料，赵小姐又是临时匆匆去拿，这使会议进程又耽误了约20分钟。最后，会议结束时间严重超过了预计时间，与会者表现出不满情绪。
●某集团公司定于某月某日在大礼堂召开部门工作总结会议，会议组织者给参会人员发了通知，通知上明确地写着时间、地点。可当销售部、行政部、生产部的经理提前来到礼堂一看，发现礼堂内张灯结彩，不像召开工作总结会议的样子。询问礼堂管理人员才知道，今天礼堂召开的是另一个表彰会，而原定的工作总结会的地点已经改换了。
几位部门经理觉得莫名其妙——改换地点为什么也不重发通知？事后，会议组织者解释道，由于会务人员工作粗心，在下发会议通知前没有与礼堂管理人员取得联系，一厢情愿地认为场地没有问题。直到会议前一天下午才去联系，没想到礼堂已经安排其他会议了，于是只好临时改换会议地点。但由于与会人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。会议组织者尽管做出道歉，但造成的不良影响还是无法消除。
因为没有做好会前准备工作，造成不良的后果——上述两个案例强调，没有准备或准备不充分的会议难以取得良好的成效。下面让我们看一看，经过精心策划、准备的会议将取得什么样的成效——
三国时期，曹操引兵攻打东吴。东吴大都督周瑜接到曹操战书后，当场就撕毁战书，斩杀来使，表示抵抗的决心。于是有了曹操和东吴在三江口的一番交战。周瑜打了胜仗，但他仍谨慎从事，派人连夜暗窥曹营。周瑜发现曹操水军的指挥官是从刘表手下归降曹操的蔡瑁、张允，这两人都擅长水战，是东吴破曹的主要障碍。于是周瑜产生了用计谋除掉这两人的打算。
曹操吃了败仗，正在发愁之际，曹营中的幕僚蒋干出来自荐，说愿意去东吴说服周瑜前来归降，而且保证完成任务。|!---page split---|
周瑜和蒋干是少时同窗。周瑜听说蒋干来了，眉心一皱，心生一计。周瑜先是在大会群英的宴席上定下了“但叙朋友交情”，不提“军旅之事”的规矩，封住蒋干的口。进而周瑜又向蒋干显示东吴英杰云集、兵精粮足的实力，炫耀自己“遇知己之主”受到信任重用的地位，断绝蒋干说降的念头。在夜间，周瑜和蒋干抵足而眠，还假装酒醉酣睡，诱使蒋干偷走一封伪造蔡瑁、张允投降东吴的书信，还安排了“江北有人到此”来暗中联络的情节给蒋干看，让蒋干对书信确信无疑。蒋干愿为没有完成说降周瑜的使命发愁，幸亏得了这份重要“情报”，就连夜溜回曹营去报功。曹操看了这封信，喝令斩杀蔡瑁、张允。周瑜的反间计获得了成功。
从群英会的各个细节中可以看出，这是一场经过精心策划与准备的会议，因此能获得成功，除掉了蔡瑁和张允，为东吴战胜曹操的大军奠定了重要基础。由此可见，充分的会前准备是高效率会议至关重要的一步。那么，如何做好会前准备工作呢？以下为详细阐述。
目标：会议的灵魂
会议目标，就是希望通过召开会议达成的目的。任何一次会议，所有的参与者都必须明确清晰地知道“会议目的是什么”，换而言之，我们必须清楚究竟为什么要开会。
——目的明确，这是高效率会议的重要法则！
在开始筹备会议时，首先要明确会议的目的：是让团队成员献计献策、汇聚集体的智慧？是向团队成员宣布消息、说明情况？是确定具体的行动方案？是明确各自的角色和所需承担的责任？是协调大家的意见、做出组织决策？……一旦明确了会议的目的，就找到了会议的灵魂，组织者召集人们坐在会议室开会，为的就是达成会议目的。
人们在明确会议目的时，常常犯两种错误：其一就是一场会议的目的过多，而且彼此之间毫无关联性；其二就是会议的目的描述不清晰。
为了规避上述两个错误，我们应当做到：
1.尽量做到一次会议只为了达成一个目的。
会议的目的过多，无疑就会延长开会时间，分散与会者的精力。会议讨论的内容越多就越容易被人们遗忘，会后落实起来也就越困难。不要指望仅仅通过一次会议就解决所有积压的问题。我建议的做法是：一次会议解决一个问题，达成一个目的；即便不得不在一次会议上讨论两个或多个主题，那么，在不同的主题之间应当安排足够的休息时间，以便让与会者保持体力和思维的活跃。即便如此，主题最多也不能超过四个，否则，会议的成效将因为主题过多而大打折扣。
2.设定明确的目标。
明确清晰的目标是吸引与会者的首要因素。设定了明确清晰的会议目标，人们就很容易看出会议与自己的关联性，从而判断自己是否出席。在你看来，为会议设定目标是理所当然的事情，你也一直认为自己组织的会议都有目的——那么，你真的已经是一位目标明确的会议管理者吗？在下结论之前，请看以下会议目标：
讨论部门内部管理问题；
商量一下新的营销方案；
关于网络维护的事情要告知相关人员；
落实新产品研发的工作事项。
这些目标没有让人清楚地了解会议要达到什么目的，因为“管理问题”、“营销方案”、“相关人员”、“新产品”都是含糊而笼统的概念，与会者并不了解它们的具体内容，也就无法弄清会议的目的。
明确清晰的会议目标应符合以下要求：
（1）会议目标必须用书面列明。
你或许认为没有必要将会议目标写出来，只要将目标记在脑海中就足够了——你其实忽略了重要的一点，就是会议目标不仅自己要牢记，更要让所有与会者都清晰地看到。用书面方式写下会议目标，起码有三种好处：第一、有助于目标内涵澄清；第二、书面目标不容易被遗忘；第三、所有的与会者都可以清晰地看到目标。
（2）会议目标必须切合实际。
任何目标都必须具有实现的可能性，否则人们就不会对目标感兴趣，没有人愿意将时间和精力花费在他认为不可能实现的目标上。但是“会议目标必须切合实际”这句话，并不意味会议目标应该是容易实现的。事实上，一种不是轻易能够实现的目标，对目标的追求者才具有真正的挑战性。会议目标不但应具有相当的挑战性，而且也应该有被实现的可能。
（3）会议目标必须具体而且可以衡量。
正确的目标应当对行动具有指南价值，而含糊、笼统、无法衡量的目标只会给行动造成灾难。例如某单位主管因为感到该单位产品不良率过高，而决定开会研讨降低产品不良率方案。他将会议目标设定为“探讨如何降低产品的不良率”，这个目标没有为与会者提供意见的指南，因为该目标没有具体地指出产品的不良率应降低多少，以及应在多长的时间内达到这个结果。该目标可以改为“探讨如何在八月底之前令产品不良率由目前的5%降低至2%”。
选择恰当的时间
选择在恰当的时间开会、会议时间长短适宜，可以提高会议的效率。会议召开时间的选择，需要考虑以下几个方面：
1.预留充分的准备时间。
除非万不得已，否则不要召开紧急会议。为与会者预留充足的准备时间，是会议高效的基本前提。尤其需要注意的是，会议的关键人物，他们往往是决策者，对会议的最终成果起着至关重要的作用，一定要为他们预留充分的准备时间。
某项目组开会讨论营销方案的最终定稿。会议发起者提前2天将会议相关资料发给了组员，大家都做了充足的准备，可项目组组长在开会前20分钟才匆匆赶回公司。会上，项目组成员讨论热烈，而且提出了很多建设性建议，大家达成了共识。然而，项目组组长却一直在看营销方案的讨论稿，会议的很多观点他没有办法完整地听到，因此，他也难以做出最终决定。最后，他不得不宣布休会，他要再仔细研究一下方案。
要在会议中杜绝此类悲剧的发生，就必须在会前确定关键人的时间，让关键人准备充分，以免无法有效地做出决策。
2.确保决策者出席。
协调与会者的时间、确保所有人能够出席会议，一向是令会议管理者头疼的事情。如果会议的缺席率过高，或者决策者不能参加会议，那只能让会议延期，否则，注定将是一场无效的会议。在选择开会时间的时候，应当确保决策者和绝大多数参与者可以出席。尽量选择一个所有与会者都方便的时间，你可以在发出会议通知时，发给大家一些可供选择的时间。
3.需要快速得出结论的会议最好安排在午餐或下班之前。
有些会议需要快速得出结论，不容拖延，此类会议最好安排在午餐或下班之前，因为当与会者都急于结束会议的时候，效率自然得到大大的提升。
4.考虑会议召开期间的自然因素。
如果一场会议正在进行中，突然下起了倾盆大雨，而与会者都没有带雨具，那么，他们就无法再安心地继续开会。为了规避这些消极的影响因素，会议发起者在选择会议时间的时候应当考虑天气、气温等情况。
5.会议时限不要超过2小时。
每次会议应该有时间限制，最长不要超过2小时，如果要超过这个时间，必须安排会间休息和茶歇。
选择适宜的地点
●某公司会计部门与销售人员合作时产生了问题。会计部门经理在销售部门的一间办公室内里召开会议，讨论一起工作的方法。然而，办公室空间太小，椅子不够，有些人得站着，挡住了别人的视线，致使他们不能看到经理。
空调无效，窗也未开，所以室内闷热；一扇门开着，但这让办公室外面的噪声进入。会计经理被电话叫走，然后有几个销售人员也生气地走了。会计经理回来询问建议，但没有什么响应，结果未获得实际的解决办法。
●某广告公司安排会见一个潜在的客户，讨论一项宣传活动。这个客户的工作场所相当远，是一个小型的开放式办公室，所以广告公司建议利用一家邻近客户且有会议设备的饭店。
会前一周，广告公司的工作人员来饭店检查会议室，看到一套多媒体系统和一张大会议桌。他要求把桌子搬走，并要求安置一套标准的视听设备，因为他知道自己公司的展示是使用这种设备来准备的。开会那天，广告公司的执行人员提早到来测试影响强度，并将座位安排成半圆形，调整了窗帘和空调，并定好了点心。会议进行得很顺利，广告公司赢得了这个新的客户。
选择会议地点对于会议的成功是极为重要的。从第一个案例中我们看出，尽管会计经理有一个好的会议意图，却选择了一个不好的会议场所，实际上是损害而不是改善了两个部门之间的关系。如果选择一个没有打扰且有足够空间容纳参加讨论的全部成员的会场，两部门的聚会可能会获得更积极的结果。而从第二个案例中我们看出，每件事均须预先组织，并有一个试运作过程，广告公司能预先排除潜在的问题，从而能集中在展示工作上。
适宜的会议地点、会场环境能营造出良好的氛围，有利于推动会议进程；而一个糟糕的开会环境则会影响与会者的心情，为与会者造成不便和麻烦，阻碍会议的正常进展。会议地点的选择，需要考虑以下几个方面：
1.会议地点应与会议目的相适合。
倘若会议的目的是让两部分人进一步相互了解，那么，一种宽松的郊外气氛是合适的。倘若你需要庄重而正式地宣布一项重大决议，那么，一个乱糟糟的开放式办公室是不适合用来作为会议场地的。首先认清会议的目的，然后根据会议目的的需要选择适宜的地点，这是高效会议的又一个重要法则。
2.考虑会议费用预算。
如果会议需要租用会场及其他设备，你就应当比较一下价格，尤其是在费用预算紧张的情况下更应该这样做。大城市中心地段可能适合于大多数与会者，并且公共交通服务良好，但是市中心地段肯定比郊外地段要昂贵一些。如果会议持续一天以上，将会议场地放在郊外是值得的。
3.选择适度舒服的环境。
不论什么会场，都要使与会者足够舒适，以便于让他们集中精力开会；但也不要让他们舒服得想打瞌睡。噪音要保持在最低小水平，最好不要选择车来车往、人声鼎沸的地方，容易发出声响的设备要关闭或者清理到室外。会场的温度要让人觉得舒服。会场要通风或配备通风排气装备，以保持场内有足够新鲜的空气。自然光对于维持一种活跃的气氛非常重要，因此，要保证一定的自然光。
4.交通要便于与会者抵达会场。
会议地点最好选在会议主办方和与会者都可以方便抵达的地方，尽量避免偏僻、道路复杂、交通不便的地方。与会人员能在较短的时间内到达会场，无疑降低了会议的成本。会场最好能有停车位，食宿地点离会场不远。
【小贴士】
各种类型的会议场所
5.优良的视频、音频效果必不可少。|!---page split---|
优良的视频和音响效果是高效率会议不可或缺的因素。必须确保投影效果清晰，而且屏幕的位置要适合观看，不能太高或偏于一方，否则人们仰头、侧头观看，很容易疲劳；屏幕也不能太低，否则坐在前排的人会遮挡后排的视线。
音响效果更是重要，因为开会主要就是通过听、说来交流，如果会场音效糟糕，就无法实现有效的沟通。因此，在选择会场时，务必确保音效良好、音响设备齐全，会场内没有回声。最好每一个座位旁都有话筒，与会者可以方便地发言；如果会场不具备这样的条件，那就准备2至3个话筒，与会者需要发言的时候能及时拿到话筒。
【小贴士】
选择会场的陷阱及避免措施
6.考察会务服务人员的服务水平。
这主要看会务人员及会场其他服务人员的服务态度和服务水平，如会场安全保卫、入场票证检查、会场导引等工作人员的服务态度是否热情主动，工作人员是否明确各自职责，能否各就其位、各司其职。
【工具箱】
会场考察情况记录表
会场名称： 会场地址：
联系人： 联系电话：
设计顺畅有序的议程
议程是会议的程序表。让与会者明确会议目标的最好方法是预先发给他们一份明确的议程。大多数会议并没有正式的议程，那是因为人们认为它不重要或不需要，但是，一份清晰的议程能够规范和控制会议内容，约束沟通的次序和节奏，提升会议的效率，有助于会议目标的顺利达成。书面的议程还会使会议目标具体化，议程就能使会议按照既定的轨道进行。
议程相当于会议展开的计划，在实际开会过程中，只要严格遵循议程展开，就能一步一步抵达会议的目的，有效地规避超时、离题、秩序混乱等糟糕情况，在规定时间甚至提前圆满结果会议，取得会议成果。会议缺失议程，会议的内容就无法确定，沟通的次序可能会杂乱，沟通的节奏也可能无法把握，要么太快，要么太慢。
第一、完整的议程包括以下内容：
●会议名称；
●会议期望的目标或结果；
●会议时间、地点及食宿情况地址；
●参会人员名单及联络方式；
●分组情况；
●会议主持人；
●会议所要讨论的每一个议题、相应的负责任和时间安排；
●有关形式的任何不同；
●任何外来参加者的姓名和角色。
第二、编排会议议程应遵循以下原则：
1.依照议题的轻重缓急安排先后顺序。
越重要越紧急的议题排在最前面，依照这样的原则将所有议题排好顺序，那么，即使在预定的时间内无法完成全部议题，也能保证最紧要的议题被处理。
2.标明每一个议题的起讫时间。
当你在议程上清楚地标明每一个议题的起讫时间，就会促使与会者遵守时间，提升会议的效率，因为一个议题的时间被打乱，其后的所有议题的时间都将被打乱——这恰好印证了“多米诺骨牌”效应。这样做的另一大好处是，与议题相关的人可以在特定的时间内到会，结束议题后可以即时离场，这无疑是节省时间的有效方法。
3.要求与会者预先思考所要讨论的问题。
如果与会者在开会时才开始思考问题，那简直是在浪费其他人的时间。宝贵的会议时间应当用来直接交换成熟的、深思熟虑的意见。你甚至可以要求他们做一些具体的会前工作，例如抽样调查员工意见、汇集统计数据、搜集背景资料等。
第三、编排议程的步骤如下：
1.列出需要讨论的所有议题。
用简洁的语句概括出所有需要在会议上讨论的议题。
2.依照轻重缓急的程度安排先后顺序。
紧要的提议排在最前面，依此类推。
3.给每一项议题分配合适的时间。
给每一项议题分配一个时间限度，以保证大家不会超过规定的时间。
4.补充其他信息。
其他信息包括会议的名称、目标、时间、地点、负责人、联络人、交通、食宿、要求等。
5.将议程初稿分发给与会者，请他们完善
一旦你草拟了一份议程，就将其发送给与会者，供评论、补充或征求同意。如果你希望在一份已经正式批准的议程上增加或删除议程，必须征得与会者的同意。
【案例链接】
关于核心课程研发讨论会议程表
找准与会者
谁应该出席会议？——找准参会者，邀请那些真正有必要出席会议的人，这是高效率会议的又一重要法则。真正的与会者应当是能够帮助你实现会议目标，在讨论时提供具有建设性观点的人。他们是：
●相关问题的主要决策人；
●对于议题有相关知识和信息的人；
●能够提供相关意见的人员；
●对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员；
●一心一意要解决问题的人和那些与所要解决的问题息息相关的人；
●那些需要执行决策的人。
他们能够：
●提供信息：邀请公司某一部门成员，例如生产或销售部门成员，为公司其他人员提供有关他们部门的进展情况。
●提供意见：某些人因为正在参与某一特定事件，或者因为有经验，因而有资格向其他成员提供有用的意见。
●提供特殊的专长：具有特殊技能的专家，或是来自公司内部，或者来自公司之外，他们的出席都可能促进讨论。
●授权行动：尤其是财务方面的决定，如签署或谈判一个新的合同，可能要求一位财务主管在场授权这个行动。
找准与会者需要认真地思索，在现实中，我们都忽略了这一点，经常召开部门会议（部门所有人都要参加）或者全员大会（公司所有人都要参加），这种不慎重地选择与会人员的做法，不仅浪费无辜者的时间，而且会造成各种负面影响。例如：组织内的钩心斗角、争宠、权力和威信的斗争等。
概括而言，在所有参会者中，必须要有能够做出相应决策的人，必须要有负责执行决议的人，每一个与会者都应当能够为解决问题提供建设性的意见。
为了找准与会者，你可以问自己以下问题：
●参加会议的人将在多大程度上决定会议的结果?
●这个人在中心议题的专门知识方面，是否确有需要或能有所贡献?
●有没有经验，或者与所涉及的议题或人物是否有特殊关系?
●级别或地位是否适合参会?(下级职员和他们的上司在一起参加的时候，心理上常会不自然，以至于影响他们反应的质量和真实性。)
●假如要做决议，这个人是否能做(他不应是一个从属的人，这种人可能缺乏完整的全面知识和适当的权威)?
●他的才能或职责是否与其他与会者重复?
●是否时间、工作量及其他因素都能使与会者安心参加全部会议，而不是人在心不在?|!---page split---|
提供必要的信息
人们在开会时，经常需要花费相当长的时间来做各种各样的解释，这一过程对于熟悉会议背景的人来说，是一件相当痛苦的事情，因为他们无法集中精力探讨问题，反而不得不耐着性子解答“幼稚”的问题。如果你能够提前把与会议有关的所有信息都传递给与会者，那么你就可以让他们对将要讨论的议题有所了解，从而直接进入问题的讨论阶段，更加高效地利用开会时间。
如果与会者需要一些背景材料，那你就要提前搜集一些相关的文献或者数据，并把它们分发给与会者。这样可以使所有与会者都处在同一起跑线上，对于一个团队而言，这样会更加有利于达成一致意见，可以为所做出的决策提供更加可靠的依据。
预算经费开支
会议经费包括以下内容：
●场地租赁费：如果没有自己的培训场地，就不得不花钱租赁；有时候，为了实现特殊的会议目的，需要租赁特别的场地。例如，开会是为了化解两个部门之间的矛盾，那就应当使用环境优美、安静的会场，噪音大的会场容易激起人的急躁情绪，不适宜用来开这种目的的会议。
●设备租金：投影仪、音响、麦克风、摄像机、照相机、录音设备等，如果没有这些东西，都要支付一定的租金。
●资料费：购买会议文具、印制资料等费用；
●食宿费：会议期间与会者餐饮费用和住宿费用；
●交通费：远道而来的与会者交通费报销、会议期间接送与会者所用的租车费、油费、停车费、过路费、司机劳务费等；
●其他：茶水饮料费、会议宣传、新闻发布、联络通讯、会间活动、合照、保安、翻译、礼仪小姐、礼品等。
明确责任分工
在会议筹备时，一定要确保每一个关键角色都有相关人士来承担。会议中的关键角色有以下几种：
●领导者。可能是会议组织者，也可能不是会议组织者，但他必须明确会议的意图、目标、期望的结果、限制因素及权力范围等，并且承担会后跟进工作的责任。领导者的职责如下：
1.准时开会以显示会议的重要性，同时也表达了对尽力准时到达会场的人的尊敬；
2.通过确定会议角色，设定会议的基本规则，营造一种热烈、严肃的会场气氛。不要打断别人的发言；每个人都要参与；严格依照会议议程进行；反映意见必须伴有相应的解决办法；对集思广益的观点不做评价，以及所有你能想到的为营造一个有序的会议氛围所必须遵循的规则。提前在会前制定规则或者让与会者开始时自己制定规则。
3.在整个会议期间按照会议的日程安排进行。会议开始时宣布会议的目标并预览会议的各个步骤；
4.在会议讨论期间以一名普通会议成员的身份参与会议，陈述你的想法。
5.如果你感觉到会议的程序不能实现你的会议目标，那就改变会议形式。
6.对关键的决定和行为做总结。当与会者就某个要点达成一致意见或做出决定时，重申已经形成的共识。
7.告诉会议记录员在提示板或幻灯片上应该写些什么，以记录大家的意见。
8.准时结束会议。
●主持人。在会议讨论、问题解决及做出决策阶段引导会议，也许还要负责会前、会后的相关工作。主持人的职责如下：
1.主持会议（包括开场、议程和规则的宣布、开始和茶歇的宣布、串场等）。
2.保证每个人积极参加谈论，防止发言者打断他人的讲话，防止出现与会者的语言攻击。
3.监督会议每项议程的时间使用情况，确保领导者和与会者按照每一项议程规定的时间要求执行。
4.防止讨论跑题，督促以会议主题为中心。如果有必要，强调会议的目的。
5.有策略且直接地监督人们提出问题并解决问题；
6．不要表明个人的观点和态度。对有冲突的意见进行调解。
7.当一个步骤不起作用时，建议使用其他方法。
8.接受领导者的建议和指示。
●记录员。记录来自于会议讨论中的要点、想法及决定，也可草拟会议纪要或会后记录。会议记录员记录的材料是开会时发生情况的唯一书面证据，记录员的职责如下：
1.对会议进行录像记录，无须编辑或对人们的发言进行语言加工，照实记录人们的发言内容。不要自作主张，会议领导者需要你记录时再记录。
2.定期与会议领导者和会议主持人对记录进行核对，确保记录的准确性。
3.设法记录听到的话语，而不是你个人对话语意思的理解。有疑问时，要求发言者陈述清楚。
4.使用关键词和关键句。无须记录完整的句子，但是设法记录完整的意思。
5.在心里对会议中已经讨论过的和已经做的事项理清思路，以防会议领导者或支持人忘记或不知下一步该做什么。
6.如果记录太慢，影响了会议的进程，请求会议领导者安排一个助手（人数众多的会议或许需要两三个记录员）。
7.使用一块黑板或白板，为会议领导者抄写会议的内容，或者要求其他人在纸张上抄写会议的内容。
●专家。根据要求对特殊问题提供专业知识。如果不是正式的与会成员，专家可不必一直参加会议。
备齐会务物品
会务物品琐碎而繁多，虽然大多数都是小东西，但缺少了它们，会议的效果会在不同程度上受到影响。因此，在会议开始前，我们要确保备齐所有会务用品。我在此罗列一些常用的会务物品，供读者参考，当然，不同的会议还需要准备特别的物品，这需要会议组织者提前考虑周全，并列出清单，逐一准备齐全。会务物品清单如下：
派发通知
会议通知的拟写要求内容清晰、完整，文字简明、准确。会议通知在内容上至少应包括下列五项：
●开会的时间（包括日期及起止时间）；
●开会地点（如果开会地点与会者不熟悉，则应附上确切的位置图及交通路线图）；
●会议的目标；
●与会者须事先准备的事项；
●其他与会者的姓名。
常用的会议通知形式有以下几种：
1.公告。
这种方式通常适用于规模较大、参与人数众多、准备时间较长的会议，会务人员提前将通知发布到网站、报刊、公告栏等，让大家自己查看。这种方式的优点是便捷、成本低，但是无法确保每一位与会者都能看到通知。
范文1：
公司属有关部门：
经公司研究，定于****年*月**日召开“组织架构调整”会议。现将有关事项通知如下：
一、会议内容：组织架构调整。
二、会议时间：****年*月**日（星期三）下午2：00－2：20签到，2:30准时开会。
三、会议地点：公司大会议室。
四、参会人员：公司全体成员。
五、会议要求：请参会人员安排好工作，准时参加会议。
公司总经理办公室
****年*月*日
范文2：
环境会议通知
各有关单位：
自1998年中国政府实施积极的财政政策以来，我国投资建设了一大批城市污水处理设施。海河、辽河、淮河、滇池、太湖和巢湖流域“三河三湖”水环境治理工程的实施，大大加快了这些地区污水处理设施的建设。特别是“十五”期间，我国政府加大了环境保护力度，一大批为改善水环境质量的污水处理建设项目已列入计划，这必将进一步推动环保产业极其市场的发展。
会议将邀请人大环境与资源保护委员会、国家环境保护总局、国家计委、国家经贸委、建设部等各部委官员，及部分省市人民政府、环保局等有关领导及国家开发银行、市政建设管理委员会、水务局、从事给排水、污水处理的有关专家，大专院校的专家、教授参加。国际方面：拟邀请联合国工业发展组织、各国使馆商务处、世界银行、美国、德国、澳大利亚、加拿大等国金融投资机构参加。
一、会议内容：
1、讨论中国环境保护“十五”计划有关污水处-爱华网-理任务的落实与实施问题。（其中包括重点流域的城市污水处理厂建设的分析，如何进一步推进问题；如何开展政策引导、投资多元化、污水资源化、推进城市供水价格改革、规划、领导和组织工作以及东、西部差异问题等）。
2、探讨中国加入WTO对我国水污染防治政策的影响及变化。（中国加入WTO对我国城市污水处理的标准及产业、技术政策影响及变化等）。
3、探讨我国城市污水处理的新模式，以及如何推进水污染治理的企业化、市场化和投资多元化机制。（中国城市污水处理现状及发展方向；有关污水处理厂建设投融资、银行方面的优惠贷款政策问题等）。
4、交流城市污水处理厂建设的经验。（城市污水处理厂的企业化、一体化运营管理、经验，配套管网建设、污水资源化问题；污水处理厂建设用地、使用方面的优先条件、政策等）。
5、交流探讨近年来国内外水污染治理技术。（技术成果持有方、重点企业工程技术、产品实际应用介绍等）。
6、治理方和投融资方的洽谈、交流。（技术持有方、污染治理企业、投融资方的洽谈合作）。
7、 国际交流与合作。
8、 工程模拟、配套技术、产品、设备展示。|!---page split---|
二、参会对象：
各级环保局主管产业领导，国际财团、金融公司水务集团、国内从事水污染治理的环保企业、污染企业、给排水、地下管网企业、污水处理厂、工程技术方、产品设备供应商、投资商、环保骨干企业、各大高校、科研院所、设计单位等。
三、参会费用：
1、参会代表每人交会议费1300元，主要用于会议场租、就餐、会议资料、投影仪器、交通及市内考察等。
2、会议住宿由会务组统一安排，费用自理。
3、请参会代表认真填写回执，并于****年*月**日前邮寄或传真至筹委会。
4、会议特设技术专场，凡需要在大会上做工程实例及技术产品专题介绍的单位，须交2000元人民币费用，发言时间以20分钟为限（名额有限）。请务必于****年*月**日前将发言稿以电子文本的方式交至筹委会，以便刊登在《会刊》上。
5、参加展示的企业请在****年*月*日前将“展示报名表” 邮寄或传真至筹委会。展示费用标准为3500元/人。
6、上述费用应提前汇入会议指定账户，如到会交纳请注明。
四、筹委会联系方式：
（略）。
备 注：本次研讨会可为企业的宣传及信息交流提供服务，提供场地广告位置，为企业产品展示提供条件，并欢迎各界赞助本会，相应回报及细节请来函垂询。
2.文件。
这种方式一般由某权威部门下发正式文件，详细、清晰、规范地说明会议情况。这种方式适用于正式、重要、大型会议。
范文：
电信业务改革会议通知
各电信运营企业、各相关单位：
为进一步提高通信行业管理工作的透明度和公开性，广泛宣传****年信息产业部在电信发展和监管方面的工作思路与措施，帮助业内外各单位全面准确地把握电信行业发展与政策信息，推动产业合作，促进我国电信业持续、稳步发展，我部决定召开“****年中国电信业发展与政策通报会”。现将有关事项通知如下：
1.会议内容
全面总结****年我国电信业发展、改革的基本情况与经验，介绍****年电信发展、改革和监管工作的思路与措施。届时，信息产业部政策法规司、科技司、综合规划司、电信管理局、清算司、无线电管理局等司局的领导将分专题介绍各相关领域的工作情况；同时，各主要运营企业负责人将分别介绍本企业****年发展状况及****年发展思路。
2.参会人员
邀请部内各有关司局代表、各有关部门代表、各省（自治区、直辖市）通信管理局代表(各局1人)、各运营企业代表(各企业总部5人，分公司不限)和业界专家参会，请各单位在6月26日前将与会人员名单传真给会务组。
3.会议时间与地点
会议定于7月29日在*****饭店举行，会期1天。
特此通知。
信息产业部综合规划司
****年*月**日
附件：回执
3.请柬式。
当会议的通知对象为上级、同行、嘉宾、社会名人等，就需要采用请柬式的通知方式。可以去超市购买请柬，也可以自行设计、制作请柬，通知内容要做到措辞文雅、语气谦恭、格式规范。
范文：
1989－2009 纪念建企二十周年 请柬(正面)
XXXX先生：定于三月二十一日上午九时，在本市中山会堂召开建企二十周年座谈会。敬请光临！****年*月**日(正文)
4.海报。
这种方式就是公开张贴、广而告之的通知方式，常被作为自由参加的会议或活动的通知。
范文：
第八届校园文化艺术节文学鉴赏座谈会
海报
在学院第八届校园文化艺术节来临之际，文学社特邀嘉宾***和***前来我校，与我校的文学爱好者进行座谈交流。
座谈会主题：女性文学的现实启示；
座谈时间：5月28日；
座谈地点：文学院阶梯教室；
座谈会主办方：青鸟文学社；
欢迎本社成员及校内广大文学爱好者踊跃参加！
在实际工作中，针对各种不同的会议，在拟写会议通知的时候，应当灵活采用不同的通知方式。
一般的会议通知最好是在开会前一个星期送达与会者，因为人们大多会提前一个星期规划自己的时间，而且一个星期的时间可以做好开会前的各种准备工作。超过一个星期的会议通知比较容易被遗忘，因此，你最好能在开会前两、三天提醒与会者。除非是紧急会议，否则不要发出预留时间太短促的会议通知，因为太匆促的通知，不但令与会者来不及作好会前的准备工作，而且也很容易令他们觉得会议组织者把他们当作“呼之即来”的人物看待。
布置会场
布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如：
在提供信息的会议里，如果人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。
在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可以方便沟通。
在培训会议里，如果人数不多，可以让与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者之间的交流。但如果人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这样的座次安排便于分组讨论及综合讨论。
座位编排与会议成效的高低具有密切的关系。除了座位的安排之外，在布置场地时，你仍须注意以下几项：
1.应先决定准不准在会场吸烟。
倘若准于吸烟，则应准备烟灰缸。倘若不准吸烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。此外，你最好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时，你也可以按实际需要，将座位区分为吸烟区及非吸烟区。
2.准备视听设备。
一般而言，视听设备包括：黑板（白板）、大白纸、投影仪、放映机等。投影仪所投射出来的文字或图形，应让全部与会者都能看清楚，而且它们应准备就绪以便随时启用。
【小贴士】
会场布置方法及示意图
[1] 弗塞斯，英国畅销书作家、咨询专家，著有《开好会议》，上海人民出版社。
